Điều 13. Trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ và Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng
1. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, hướng dẫn, kiểm tra thành phần hồ sơ theo quy định của Luật Công chứng, các quy định của pháp luật có liên quan và Quy định này.
2. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng. Trường hợp phát hiện hồ sơ không trung thực, thì bị hủy bỏ kết quả xét duyệt và sau 12 tháng (kể từ ngày hủy bỏ kết quả xét duyệt) công chứng viên mới được nộp lại hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng mới.
3. Sau khi Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải thực hiện đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp theo đúng quy định của Luật Công chứng.
4. Sở Tư pháp có trách nhiệm thành lập Tổ kiểm tra, kiểm tra trụ sở, điều kiện cơ sở vật chất, nhân sự của Văn phòng công chứng trước khi cấp giấy đăng ký hoạt động. Trong trường hợp Văn phòng công chứng không đáp ứng đúng các nội dung trong Đề án thành lập đã được xét chọn, Sở Tư pháp lập biên bản, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập.
5. Công chứng viên nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng khi thay đổi trụ sở phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ theo Quy định và chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ.
Văn phòng công chứng đã được thành lập và đang hoạt động trên địa bàn tỉnh có nhu cầu thay đổi về địa chỉ trụ sở Văn phòng công chứng sang đơn vị hành chính khác thì phải bảo đảm các tiêu chí về điểm số như khi thành lập Văn phòng công chứng Quy định tại địa bàn hành chính xin chuyển đến.
6. Sở Tư pháp có trách nhiệm tiến hành kiểm tra hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng khi thay đổi trụ sở. Nếu hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thì Sở Tư pháp từ chối thay đổi nội dung đăng ký hoạt động.