Điều 21. Quy định ban hành văn bản
1. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
a) Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
b) Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp, Chánh Văn phòng các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng), Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng (sau đây gọi tắt là Trưởng phòng hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Văn bản phát hành đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký (chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo), có thể chuyển bằng fax/qua mạng để thông tin nhanh.
b) Văn bản ban hành đi phải đúng số lượng bản, đúng thời gian, đúng địa chỉ, đúng người có trách nhiệm thi hành, đúng người có thẩm quyền giải quyết.
3. Sao văn bản đi
a) Ngoài số lượng bản được nhận, trong trường hợp cần thiết, nếu cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan muốn sao y bản chính thì Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) của cơ quan, tổ chức có văn bản ban hành làm thủ tục trình người có thẩm quyền ký và đóng dấu của cơ quan, tổ chức.
b) Nếu các cơ quan, tổ chức, cá nhân muốn sao y bản chính của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân làm thủ tục và Chánh Văn phòng ký thừa lệnh đóng dấu Uỷ ban nhân dân.
4. Đính chính văn bản đi
a) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
b) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.
4. Lưu văn bản
a) Khi phát hành văn bản đi phải lưu lại ít nhất 02 bản, bản gốc (là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) lưu tại Văn thư cơ quan và bản chính (là bản hoàn chỉnh về nội dung và hình thức) kèm theo hồ sơ trình ký văn bản (là bản thảo được người có thẩm quyền duyệt và đầy đủ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến vấn đề trình ký) phải lưu vào hồ sơ hiện hành.
b) Bản gốc lưu tại bộ phận văn thư cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản chính lưu trong hồ sơ hiện hành phải được sắp xếp và biên mục theo đúng quy định.