Điều 11. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1. Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn bản:
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng tỉnh, huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
a1) Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh là tên của tỉnh.
Ví dụ 1: Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh và các sở, ban, ngành thuộc tỉnh
(có trụ sở tại thành phố Quảng Ngãi): Quảng Ngãi.
Ví dụ 2: Văn bản của cơ quan, tổ chức thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc thuộc các sở, ban, ngành của tỉnh (trong trường hợp có trụ sở tại các huyện trên địa bàn tỉnh): Quảng Ngãi.
a2) Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện đó, riêng địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thuộc thành phố Quảng Ngãi thì ghi thêm cụm từ TP. (viết tắt của chữ thành phố).
Ví dụ 1: Văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Ba Tơ và các phòng, ban thuộc huyện Ba Tơ: Ba Tơ.
Ví dụ 2: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Quảng Ngãi (tỉnh Quảng Ngãi) và của các phòng, ban thuộc thành phố Quảng Ngãi: TP.Quảng Ngãi.
a3) Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và các tổ chức cấp xã là tên của xã đó.
Ví dụ 1: Văn bản của Uỷ ban nhân dân phường Trần Hưng Đạo (thành phố Quảng Ngãi): Phường Trần Hưng Đạo.
Ví dụ 2: Văn bản của Uỷ ban nhân dân xã Nghĩa Kỳ (huyện Tư Nghĩa): Nghĩa Kỳ.
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, ví dụ:
Quảng Ngãi, ngày 12 tháng 4 năm 2011
TP.Quảng Ngãi, ngày 05 tháng 02 năm 2011
Phường Trần Hưng Đạo, ngày 10 tháng 02 năm 2011
Nghĩa Dũng, ngày 05 tháng 02 năm 2011
2. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.