Điều 9. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong quản lý đoàn ra, đoàn vào
1. Các cơ quan, đơn vị; Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã:
a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý xuất nhập cảnh, quản lý các hoạt động đối ngoại, bảo vệ biên giới Quốc gia và Quy chế này trong phạm vi cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc quyền quản lý.
b) Hàng năm xây dựng chương trình đối ngoại của cơ quan, đơn vị gửi Sở Ngoại vụ tổng hợp báo cáo UBND tỉnh theo quy định.
c) Thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý đoàn ra, đoàn vào. Quản lý, xét duyệt cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý đi nước ngoài. Quản lý các đoàn nước ngoài đến làm việc tại tỉnh đúng quy định.
d) Báo cáo kết quả hoạt động của các đoàn ra, đoàn vào về UBND tỉnh và Sở Ngoại vụ.
e) Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình và phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan trong việc quản lý đoàn ra, đoàn vào theo phân cấp.
2. Sở Ngoại vụ:
Là cơ quan đầu mối chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành chức năng thực hiện công tác quản lý các đoàn ra, đoàn vào theo quy định hiện hành và có trách nhiệm:
a) Tham mưu xây dựng chương trình công tác đối ngoại hàng năm của Tỉnh.
b) Ban hành văn bản trong phạm vi quyền hạn của cơ quan hướng dẫn làm các thủ tục giải quyết đoàn ra, đoàn vào để hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh thực hiện đúng Quy chế này và các văn bản của cấp trên.
Đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ đoàn ra, đoàn vào; thực hiện việc quản lý hồ sơ đoàn ra, đoàn vào theo quy định về công tác lưu trữ.
c) Xây dựng chương trình đón tiếp và thực hiện công tác lễ tân đối với những đoàn nước ngoài đến thăm và làm việc tại tỉnh theo lời mời của Lãnh đạo tỉnh.
d) Tổng hợp báo cáo định kỳ tháng, quý, năm về tình hình đoàn ra, đoàn vào. Thanh tra việc thực hiện các quy định về quản lý đoàn ra, đoàn vào theo quy định của pháp luật.
3. Công an tỉnh:
a) Thẩm tra hồ sơ, thủ tục của các đoàn vào theo đề nghị của Sở Ngoại vụ.
b) Phối hợp quản lý đoàn ra, đoàn vào theo chức năng, nhiệm vụ của ngành, đảm bảo đoàn vào hoạt động đúng mục đích, đúng chương trình, kế hoạch đã được Tỉnh cho phép và đảm bảo an ninh cho các đoàn vào trong thời gian ở Tỉnh.
c) Giải quyết thủ tục đoàn ra, đoàn vào theo chức năng ngành.
4. Biên phòng tỉnh:
a) Quản lý, kiểm tra, thực hiện các thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh theo quy định.
b) Phối hợp quản lý các đoàn vào, khi đoàn có hoạt động tại khu vực biên giới.