Điều 30. Thu thập tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu kho Lưu trữ lịch sử tỉnh; tiếp nhận tài liệu có giá trị vĩnh viễn hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và địa phương thuộc Danh mục nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, cụ thể:
a) Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và phê duyệt Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Lập kế hoạch thu thập tài liệu và thống nhất với các cơ quan, tổ chức về thời gian giao nộp.
c) Phối hợp với lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu để giao nộp.
d) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu để giao nộp.
đ) Kiểm tra mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình Giám đốc Sở Nội vụ quyết định.
e) Hoàn chỉnh hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu và trình Giám đốc Sở Nội vụ duyệt.
g) Chuẩn bị kho và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
h) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
2. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp đầy đủ tài liệu, hộp, cặp và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp;
d) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử tỉnh giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức và Lưu trữ lịch sử tỉnh.
3. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Đối với ngành công an, quốc phòng là 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.
b) Tài liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức khác không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được quản lý tại Lưu trữ cơ quan theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.