Điều 26. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Hàng năm người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức; Chỉ đạo lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm:
a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể:
- Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu cơ quan ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức vào đầu năm.
- Chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được phân công theo dõi, giải quyết, hoàn thiện hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn và thủ tục quy định.
b) Cán bộ công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
a) Xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành
b) Trên cơ sở Danh mục hồ sơ đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành, cán bộ Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.
c) Hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định.
d) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu các đơn vị và cá nhân đến thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định; hệ thống hóa hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ, sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.
đ) Giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.