Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
Hàng năm, các cơ quan tổ chức phải xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức làm cơ sở việc thực hiện lập hồ sơ.
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc theo thực tế công việc được giao trong trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ).
- Mở hồ sơ là việc chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 được ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và công nghệ.
- Tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, rõ ràng, khái quát được nội dung công việc phải xử lý, giải quyết.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan (phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình, ý kiến phát biểu, thảo luận của lãnh đạo và đại biểu v.v.) trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời gian bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ theo quy định trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
2. Hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau
a) Hồ sơ được lập phải được phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị thời hạn bảo quản tương đối đồng đều.