Điều 4. Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử qua môi trường mạng
1. Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan nhà nước với nhau gồm: Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ, cổng/trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước.
a) Các cơ quan, đơn vị đã được trang bị hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị qua hệ thống. Các cơ quan, đơn vị chưa được trang bị phải tăng cường công tác trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử công vụ.
b) Các cơ quan, đơn vị đã được trang bị hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng tính năng liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị.
c) Đối với các văn bản cần phổ biến rộng rãi phải được đăng tải, cập nhật trên cổng/trang thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị.
2. Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức, doanh nghiệp và người dân gồm: Hệ thống thư điện tử công vụ, cổng/trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước.
3. Các cơ quan phải có quy định, quy trình chi tiết về việc trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và với các cơ quan, tổ chức, cá nhân để đảm bảo thông tin trao đổi được quản lý chặt chẽ theo quy định của Nhà nước và phù hợp với chức năng sử dụng của từng hệ thống thông tin. Các quy định, quy trình phải được phổ biến rộng rãi giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể tiếp cận, khai thác và dễ dàng sử dụng trên các hệ thống thông tin.
4. Việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan phải thực hiện đúng quy trình và phù hợp với chức năng sử dụng của mỗi hệ thống thông tin, nhằm đảm bảo sự liên thông giữa các hệ thống, giảm tối đa các thao tác xử lý trên phần mềm; giảm chi phí liên quan đến giấy tờ, in ấn và tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, quản lý, sử dụng thông tin, dữ liệu trên các hệ thống.