Điều 13. Xử lý văn bản điện tử được trao đổi qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành
1. Xử lý văn bản đến
a) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến dạng bản giấy: Văn thư tiến hành quét văn bản đến (trên máy quét), cập nhật thông tin tiếp nhận trên phần mềm và chuyển lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
b) Trường hợp văn bản đến là văn bản điện tử được gửi liên thông từ cơ quan khác: Văn thư trong giờ làm việc phải thường xuyên truy cập vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản đến. Khi nhận được văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của văn bản (bao gồm cả chữ ký số, trong trường hợp có sử dụng chữ ký số), cập nhật thông tin tiếp nhận vào phần mềm, chuyển lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
c) Cập nhật thông tin đầu vào của văn bản đến bao gồm các mục cơ bản như sau: Số thứ tự (số đến); ngày đến; nơi gửi; số và ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; tên loại văn bản; lĩnh vực; trích yếu nội dung văn bản; họ tên người ký và chức vụ; tính chất (mức độ khẩn); nơi lưu; ghi chú và những nội dung khác thấy cần thiết.
2. Xử lý văn bản đi
a) Sau khi văn bản phát hành được phê duyệt (bằng chữ ký số), lãnh đạo cơ quan chuyển văn thư thực hiện in ấn, trình ký văn bản giấy để ban hành.
b) Khi có văn bản được ban hành, văn thư thực hiện cập nhật thông tin phát hành trên phần mềm và gửi văn bản qua môi trường mạng, đồng thời gửi kèm văn bản giấy (đã ký và đóng dấu) đối với những văn bản được quy định tại Điều 7 của Quy định này. Việc lưu trữ hồ sơ văn bản giấy tại cơ quan đối với văn bản phát hành (văn bản đi) thực hiện theo quy định.
c) Cập nhật thông tin đầu vào của văn bản đi bao gồm các mục cơ bản như sau: Tên loại văn bản, số và ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; ngày gửi văn bản; lĩnh vực, tính chất văn bản (theo mức độ khẩn); chức vụ và họ tên người ký văn bản; trích yếu nội dung văn bản; nơi nhận; số lượng bản phát hành; số trang: tập tin đính kèm; thông tin ghi chú (tùy theo đặc thù của từng cơ quan, tổ chức) và những nội dung khác thấy cần thiết.
3. Xử lý ủy quyền
a) Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thiết lập chức năng xử lý ủy quyền bằng cách cho phép sử dụng một tài khoản để xử lý văn bản được gửi tới tài khoản khác trên hệ thống.
b) Quá trình xử lý ủy quyền được hệ thống quản lý văn bản lưu nhật ký và thông báo đến các tài khoản có liên quan kết quả xử lý.
c) Chế độ trách nhiệm trong trường hợp xử lý ủy quyền được áp dụng theo quy định của pháp luật về chế độ trách nhiệm đối với người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước trong thi hành nhiệm vụ, công vụ.
4. Sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành
a) Đối với cá nhân: Bảo vệ mật khẩu tài khoản hệ thống quản lý văn bản và điều hành; chịu trách nhiệm về hành vi, nội dung văn bản được trao đổi từ tài khoản hệ thống đã được cấp; quản lý và lưu trữ các văn bản đã được xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành; thông báo ngay cho bộ phận phụ trách công nghệ thông tin nếu gặp sự cố khi sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
b) Đối với cơ quan Nhà nước: Thiết lập quy trình xử lý văn bản trên hệ thống quản lý văn bản; xây dựng quy trình bảo mật thông tin; xử lý và khắc phục các sự cố về kỹ thuật và lỗi trên hệ thống; thường xuyên sao lưu dữ liệu trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.