Điều 11. Quy trình trao đổi văn bản điện tử
1. Quy trình gửi văn bản điện tử
a) Cơ quan nhà nước gửi văn bản điện tử phải thực hiện đăng ký rồi mới chuyển văn bản. Sau khi chuyển đi, văn bản phải được theo dõi cho đến khi xác nhận bên nhận đã nhận được văn bản.
b) Văn bản điện tử đi phải được lưu ít nhất một bản có giá trị pháp lý tương đương vào hệ thống lưu trữ văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị (trừ trường hợp có thỏa thuận trước).
c) Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới bên nhận là thời điểm văn bản điện tử được nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của bên gửi và được hệ thống này xác nhận.
2. Quy trình nhận văn bản điện tử
a) Cơ quan nhận văn bản phải xác định nguồn gốc văn bản điện tử, đối chiếu địa chỉ bên gửi; kiểm tra tính hợp lệ của văn bản điện tử; đăng ký văn bản điện tử đến và lưu vào hệ thống lưu trữ văn bản điện tử; chuyển giao văn bản điện tử đến người có thẩm quyền, đồng thời thông báo cho bên gửi đã nhận được văn bản điện tử.
b) Thời điểm nhận một văn bản điện tử là thời điểm văn bản điện tử được nhập vào hệ thống thông tin mà bên nhận có thể truy cập và sử dụng văn bản điện tử từ thời điểm đó hoặc thời điểm được bên nhận xác nhận. Việc tiếp nhận văn bản điện tử phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản.
c) Tính hợp lệ của văn bản được kiểm tra dựa trên cấu trúc, khuôn dạng đã thống nhất.
d) Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được tiếp nhận như một văn bản hoàn chỉnh, riêng biệt, trừ trường hợp bên nhận và bên gửi có thống nhất khác.
e) Trường hợp yêu cầu lưu trữ văn bản dưới dạng văn bản giấy nếu văn bản điện tử đến đáp ứng các yêu cầu quy định tại Khoản 3 Điều 6 Quy định này và đã được lưu trữ trong hệ thống lưu trữ văn bản điện tử của cơ quan nhà nước thì có thể được in ra giấy để đóng sổ quản lý, lưu vào Lưu trữ của cơ quan như đối với văn bản giấy thông thường.
g) Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo tính chính xác và giữ gìn nội dung văn bản.
h) Bên nhận có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho bên gửi về việc đã nhận văn bản bản điện tử sau khi nhận văn bản đó.