Điều 13. Trách nhiệm của lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ
1. Trách nhiệm của Chi Cục trưởng, các Phó Chi Cục trưởng
- Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;
- Trình Chủ tịch UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, phê duyệt quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của người có nhu cầu theo quy định tại Điều 6, 7 Quy chế này;
- Ký duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của người khai thác quy định tại Điều 8 Quy chế này;
- Quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Hàng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
2. Trách nhiệm của Trưởng Kho Lưu trữ chuyên dụng
- Ký duyệt xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử;
- Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Xem xét nội dung, thủ tục tiếp nhận, kết quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của người khai thác;
- Trả lời các câu hỏi về nội dung, thành phần tài liệu do người khai thác nghiên cứu nêu ra. Các câu hỏi nêu ra nếu vượt quá phạm vi và sự hiểu biết của mình thì chuyển cho Lãnh đạo Chi cục để nghiên cứu, giải đáp.
3. Trách nhiệm của Lưu trữ viên phụ trách Kho
- Tra tìm hồ sơ, tài liệu khi Lưu trữ viên phòng đọc yêu cầu. Lập sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa Lưu trữ viên phụ trách Kho và Lưu trữ viên phụ trách Phòng đọc. Kiểm tra hồ sơ, tài liệu trước khi giao và sau khi nhận trả lại hồ sơ, tài liệu về vị trí cũ.
- Xuất, nhập tài liệu lưu trữ phục vụ tại Phòng đọc;
- Xuất, nhập tài liệu lưu trữ phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ (chỉnh lý, thống kê, bảo quản...);
- Nhập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu vào bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Xuất tài liệu lưu trữ hết giá trị sử dụng để tiêu hủy theo quy định pháp luật.
4. Trách nhiệm của Lưu trữ viên Phòng đọc
- Quản lý, bảo vệ, bảo quản an toàn bí mật tài liệu lưu trữ và phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Hướng dẫn người khai thác đến đọc tài liệu, làm quen với các công cụ tra tìm tài liệu, giới thiệu nội quy Phòng đọc, nắm vững các nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ, nguyên tắc sao chụp, chứng thực tài liệu, đọc tại chỗ;
- Lập hồ sơ nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ của độc giả và chuẩn bị các số liệu để tổng kết công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu theo định kỳ;
- Quản lý những tài liệu đã được đưa vào Phòng đọc và các trang thiết bị của Phòng đọc;
- Theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và các đề tài nghiên cứu đã được đăng ký;
- Không cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Kho lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trong trường hợp đặc biệt phải có ý kiến phê duyệt của Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Lãnh đạo Sở Nội vụ, Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
- Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.