Điều 31. Thu thập, quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cấp xã và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
3. Chủ tịch UBND cấp xã chỉ đạo các bộ phận, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cấp xã.
4. Bảo quản tài liệu lưu trữ
a) Tài liệu lưu trữ của cấp xã phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
b) Kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ, cụ thể như sau:
- Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải được bố trí độc lập trong trụ sở UBND cấp xã với diện tích tối thiểu 20m2;
- Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời;
- Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắc chắn, không bị đột nhập; không bị ảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; không bị các loại côn trùng phá hoại;
- Phòng kho bảo quản phải đảm bảo sạch sẽ và có trang bị quạt thông gió;
- Kho phải có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu;
- Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy.
c) Phải thực hiện chế độ vệ sinh kho; thực hiện và duy trì các biện pháp phòng chống côn trùng phá hoại tài liệu.