Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản
1. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư phải kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
a) Ghi số của văn bản:
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện như sau:
+ Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.