Điều 23. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng thành viên nhận lệnh
1. Khi tiếp nhận các Lệnh thanh toán cùng các bảng kê từ Ngân hàng chủ trì, Ngân hàng thành viên tiến hành kiểm soát và đối chiếu theo quy định. Nếu phát hiện các sai sót như:
+ Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật;
+ Sai các yếu tố đối chiếu giữa các Lệnh thanh toán với Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử.
Các trường hợp này, Ngân hàng thành viên nhận lệnh không được phép thanh toán mà phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định.
- Huỷ bỏ Lệnh thanh toán sai và yêu cầu Ngân hàng chủ trì gửi lại Lệnh thanh toán đúng thay thế chỉ trong trường hợp biết chắc chắn sai sót do lỗi kỹ thuật gây ra.
- Nếu phát hiện có hiện tượng Lệnh thanh toán bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải thông báo kịp thời cho Ngân hàng chủ trì và phối hợp áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đảm bảo an toàn tài sản và an toàn cho hệ thống.
- Nếu phát hiện sai các yếu tố trên Lệnh thanh toán sau khi đã thực hiện Lệnh thanh toán cho khách hàng thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải tiến hành thu hồi lại số tiền đã thanh toán hoặc có biện pháp ngăn chặn thiệt hại có thể xảy ra; đồng thời điện báo cho Ngân hàng chủ trì và Ngân hàng gửi lệnh biết để có biện pháp xử lý thích hợp.
2. Phát hiện một Lệnh thanh toán do Ngân hàng chủ trì gửi nhiều hơn một lần hoặc có nguy cơ đã gửi nhiều hơn một lần thì Ngân hàng nhận lệnh phải gửi ngay thông báo về Lệnh thanh toán trùng tới Ngân hàng chủ trì.
3. Trường hợp khi kiểm tra, đối chiếu Ngân hàng nhận lệnh phát hiện thừa, thiếu, Lệnh thanh toán so với Bảng kết quả thanh toán bù trừ hoặc nhầm lẫn lệnh Lệnh thanh toán của một Ngân hàng khác thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành xử lý:
* Phải hạch toán theo đúng số liệu của Ngân hàng chủ trì đã thanh toán.
* Sau đó:
+ Đối với trường hợp thừa Lệnh thanh toán so với Bảng kết quả thanh toán bù trừ:
Không thực hiện thanh toán Lệnh thanh toán thừa mà phải điện tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp đảm bảo an toàn tài sản, an toàn hệ thống.
+ Trong trường hợp thiếu Lệnh thanh toán so với Bảng Kết quả thanh toán bù trừ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì, nếu đúng có Lệnh thanh toán này thì Ngân hàng chủ trì phải gửi bổ sung Lệnh thanh toán bị thiếu.
+ Trường hợp nhầm lẫn Lệnh thanh toán của một Ngân hàng khác:
Nếu là Lệnh thanh toán của một Ngân hàng khác cùng tham gia thanh toán bù trừ hoặc không tham gia thanh toán bù trừ với Ngân hàng mình hoặc Lệnh thanh toán có sai sót không chấp nhận thanh toán được thì Ngân hàng thành viên nhận phải trả lại Lệnh thanh toán sai này cho Ngân hàng đã gửi Lệnh thanh toán vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp . Tuyệt đối nghiêm cấm việc các Ngân hàng thành viên chuyển tiếp Lệnh thanh toán.
4. Đối với Lệnh thanh toán bị sai thiếu:
Khi nhận được Lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu của Ngân hàng thành viên gửi lệnh, Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải đối chiếu, kiểm soát chặt chẽ lại Lệnh thanh toán bị sai thiếu và Lệnh thanh toán bổ sung, nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh thanh toán bổ sung như các Lệnh thanh toán bình thường khác.
5. Đối với Lệnh thanh toán bị sai thừa:
a) Trường hợp phát hiện trước khi hạch toán vào tài khoản của khách hàng: Nếu Ngân hàng thành viên nhận lệnh nhận được thông báo hoặc điện tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh trước khi nhận được Lệnh thanh toán thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải mở sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Khi nhận được Lệnh thanh toán từ Ngân hàng chủ trì đến Ngân hàng nhận lệnh phải kiểm soát, đối chiếu với nội dung nhận được, nếu xác định sai sót như đã thông báo thì xử lý như sau:
+ Nếu là lệnh chuyển Có, ghi:
Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV Có TK: Các khoản chờ thanh toán khác Có TK: Thích hợp | Toàn bộ số tiền Số tiền thừa Số tiền đúng |
+ Nếu là Lệnh chuyển Nợ, ghi:
Nợ TK: Thích hợp Nợ TK: Các khoản chờ thanh toán khác Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV | Số tiền đúng Số tiền thừa Toàn bộ số tiền |
Khi nhận được yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có đối với số tiền thừa (Trường hợp Lệnh chuyển Có bị sai thừa) hoặc Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ đối với số tiền thừa (trường hợp lệnh chuyển Nợ bị sai thừa) của Ngân hàng Ngân hàng thành viên gửi Lệnh gửi đến thì xử lý:
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ vào yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có để chuyển trả lại số tiền thừa ghi:
Nợ TK: Các khoản chờ thanh toán khác Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV | Số tiền chuyển thừa trên Lệnh chuyển Có bị sai thừa |
- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ vào Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ ghi:
Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV Có TK: Các khoản chờ thanh toán khác | Số tiền thừa trên Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa |
b) Trường hợp nhận được thông báo chuyển tiền thừa của Ngân hàng thành viên gửi lệnh sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải mở sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót và xử lý:
- Đối với lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi nhận được yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có đối với số tiền đã thanh toán thừa của Ngân hàng thành viên gửi lệnh, nếu kiểm soát đúng thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh xử lý:
+ Trường hợp số dư tài khoản của khách hàng có đủ để thu hồi số tiền đã chuyển thừa: Căn cứ vào yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có để lập lệnh chuyển Có chuyển trả lại Ngân hàng thành viên gửi Lệnh số tiền thừa để thanh toán vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp:
Nợ TK: Tiền gửi của khách hàng Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV | Số tiền chuyển thừa Phải trả Ngân hàng A |
+ Trường hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh mở sổ theo dõi yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có chưa thực hiện được và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu huỷ này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi xuất sổ theo dõi yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có chưa được thực hiện, lập Lệnh chuyển Có gửi đi thanh toán bù trừ và hạch toán như đã hướng dẫn trên.
+ Trường hợp khách hàng không đủ khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được tung tích, thì Ngân hàng thành viên nhận Lệnh phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như Công an, Toà án... để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà vẫn không thu hồi được hoặc thu không đủ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh từ chối chấp nhận yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu hồi được (nếu có), gửi trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh đồng thời ghi xuất sổ theo dõi yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có chưa được thực hiện.
6. Nếu phát hiện có sai sót trên Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử do Ngân hàng chủ trì gửi đến thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành xử lý:
- Không được hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử có sai sót.
- Điện tra soát Ngân hàng chủ trì để xác định nguyên nhân sai sót.
+ Nếu xác định nguyên nhân sai sót là do lỗi kỹ thuật hoặc do Ngân hàng chủ trì tính sai thì đề nghị Ngân hàng chủ trì gửi lại Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử đúng và tiến hành hạch toán bình thường (sau khi đã nhận được bảng kết quả thanh toán bù trừ đúng).
+ Nếu xác định nguyên nhân sai sót là do xâm nhập hệ thống trái phép từ bên ngoài vào làm sai lệch số liệu thì phải phối hợp với Ngân hàng chủ trì và các cơ quan chức năng tìm biện pháp xử lý đồng thời ngừng hoạt động thanh toán bù trừ điện tử. Hoạt động thanh toán bù trừ điện tử chỉ được hoạt động lại sau khi đã được làm rõ nguyên nhân và áp dụng các biện pháp bảo mật khác có đủ điều kiện ngăn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài vào.
7. Điều chỉnh các sai sót khác:
a) Đối với Lệnh thanh toán sai địa chỉ khách hàng (Lệnh thanh toán chuyển Đúng Ngân hàng thành viên nhận lệnh nhưng không có người nhận Lệnh hoặc người nhận lệnh mở tài khoản tại Ngân hàng khác): Ngân hàng thành viên nhận lệnh hạch toán vào tài khoản các khoản chờ thanh toán khác sau đó lập Lệnh thanh toán trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh kèm với thông báo từ chối thanh toán Lệnh thanh toán (ghi rõ lý do). Nghiêm cấm việc Ngân hàng thành viên tự ý chuyển tiếp Lệnh thanh toán.
b) Khi kiểm soát phát hiện các sai sót như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận lệnh thanh toán (đúng tên nhưng sai số hiệu hoặc ngược lại) ký hiệu chứng từ, loại nghiệp vụ:
Ngân hàng thành viên nhận lệnh chưa được hạch toán Lệnh thanh toán mà phải tra soát ngay Ngân hàng thành viên gửi lệnh, chỉ sau khi kiểm soát lại đúng mới xử lý tiếp. Ngân hàng thành viên nhận lệnh thống kê các sai sót vào sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót để phục vụ cho công tác tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
Khi nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh, Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành xử lý hạch toán theo đúng quy định .
Trường hợp đến phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử mà Ngân hàng thành viên nhận lệnh vẫn không nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh sẽ trả lại các Lệnh thanh toán bị sai cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh.