Điều 9. Tổ chức đón tiếp và quản lý đoàn khách nước ngoài vào Đà Nẵng
1. Việc mời và đón tiếp các đoàn nước ngoài:
a) Đối với các đoàn nước ngoài vào theo chương trình hoạt động đối ngoại hàng năm được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Quy chế Quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của Ủy ban nhân nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành kèm theo Quyết định số 67/2011/QĐ-TTg, Sở Ngoại vụ tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng kế hoạch cụ thể và phối hợp chặt chẽ với Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan trong việc đón tiếp;
b) Đối với các đoàn nước ngoài thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Quy chế Quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của Ủy ban nhân nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành kèm theo Quyết định số 67/2011/QĐ-TTg, Sở Ngoại vụ và các cơ quan, tổ chức có liên quan chủ động triển khai kế hoạch đón tiếp khi đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.
2. Việc tiếp khách nước ngoài của lãnh đạo thành phố:
a) Đối với các đoàn khách nước ngoài có đề nghị được lãnh đạo thành phố tiếp, cơ quan chủ trì đón tiếp đoàn phải có công văn báo cáo lãnh đạo thành phố nêu rõ các thông tin về đối tác, mục đích, nội dung làm việc, đồng thời thông báo cho Sở Ngoại vụ để quản lý và phối hợp trong công tác đón tiếp khách.
Đối với các đoàn khách có nội dung hoạt động phức tạp cơ quan chủ trì đón tiếp đoàn phải kịp thời thông báo cho Sở Ngoại vụ tham khảo ý kiến của các cơ quan Trung ương (Bộ Ngoại giao, Ban Đối ngoại Trung ương Đảng) và báo cáo lãnh đạo thành phố để có chủ trương đón tiếp đoàn phù hợp.
Trường hợp khách nước ngoài yêu cầu đột xuất gặp lãnh đạo thành phố, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm ghi nhận, kịp thời báo cáo xin ý kiến và trả lời khách.
b) Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và cơ quan chủ trì đón tiếp đoàn căn cứ chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức buổi làm việc giữa lãnh đạo thành phố và khách nước ngoài. Cơ quan chủ trì đón tiếp đoàn cần phối hợp với các cơ quan liên quan đề xuất nội dung làm việc phục vụ cho buổi tiếp đoàn, nội dung phải đảm bảo về chính trị, an ninh quốc gia, hiệu quả kinh tế và gửi trước cho lãnh đạo thành phố ít nhất 02 ngày trước buổi tiếp.
Cơ quan chủ trì đón tiếp đoàn cử cán bộ, công chức ghi chép nội dung làm việc; Sở Ngoại vụ bố trí phiên dịch cho lãnh đạo thành phố; Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố cử người tham gia và dự thảo thông báo kết quả làm việc (nếu cần); các cơ quan, tổ chức phải cử cán bộ, công chức chuyên trách tham gia buổi tiếp khách khi có sự chỉ định của lãnh đạo thành phố.
3. Việc tiếp khách của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức:
a) Đối với đoàn nước ngoài đến làm việc với các cơ quan, tổ chức của thành phố có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ, bí mật nhà nước; hoặc việc tiếp đoàn có sử dụng ngân sách thành phố: Các cơ quan, tổ chức phải xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố trước khi đón tiếp đoàn và chỉ tổ chức đón tiếp khi được sự cho phép bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ủy quyền cho các cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm mời, đón tiếp, làm việc, quản lý người nước ngoài đối với các đoàn đến giao lưu, gặp gỡ, làm việc liên quan đến lĩnh vực chuyên môn không có tính chất phức tạp, nhạy cảm hoặc trong khuôn khổ giao lưu hợp tác với đối tác nước ngoài đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt;
c) Khi đón tiếp khách nước ngoài tại trụ sở đơn vị, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chủ động đón tiếp, làm việc với khách nước ngoài theo chương trình, nội dung đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố duyệt quy định tại điểm a khoản 3 Điều này hoặc theo chương trình, nội dung liên quan đến chuyên môn quy định tại điểm b khoản 3 Điều này. Sau khi tiếp hoặc làm việc với khách nước ngoài, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố kết quả làm việc với đoàn, đề xuất chủ trương đối với những vấn đề liên quan và nêu rõ kế hoạch triển khai các thỏa thuận giữa thành phố với các đối tác nước ngoài (nếu có), đồng gửi Sở Ngoại vụ để theo dõi, phối hợp;
d) Trong khi tiếp hoặc làm việc với khách nước ngoài, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức phải cử cán bộ, công chức có chuyên môn sâu, ghi chép đầy đủ nội dung trao đổi giữa các bên. Những nội dung quan trọng và có liên quan đến trách nhiệm của nhiều đơn vị nằm ngoài nội dung chuẩn bị, người tiếp chỉ được phép ghi nhận và trả lời sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố;
đ) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thủ tục mời, đón tiếp, quản lý khách nước ngoài theo quy định hiện hành.
4. Kinh phí:
a) Kinh phí đón tiếp khách nước ngoài được thực hiện theo Thông tư số 01/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 01 năm 2010 của Bộ Tài chính Quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước, Quyết định số 32/2010/QĐ-UBND ngày 06 tháng 10 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng ban hành định mức chi tiêu trong việc đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế và tiếp khách trong nước trên địa bàn thành phố Đà Nẵng và các văn bản có liên quan;
b) Kinh phí phục vụ các đoàn khách được dự trù và trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt chậm nhất 03 ngày trước khi đoàn đến. Đối với các trường hợp đoàn đến quá gấp, các cơ quan chủ quản đón tiếp đoàn cần lên dự trù kinh phí báo cáo lãnh đạo thành phố trong thời gian sớm nhất;
c) Việc đài thọ cho các đoàn khách nước ngoài thăm thành phố được áp dụng theo thông lệ quốc tế và trên cơ sở có đi có lại. Những trường hợp ngoại lệ khác phải xin chỉ đạo của lãnh đạo thành phố.
5. Tuyên truyền và đưa tin:
Cơ quan chủ trì đón tiếp đoàn phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan truyền thông của Trung ương, địa phương để tổ chức đưa tin kịp thời về các đoàn khách đến thăm do lãnh đạo thành phố tiếp. Đối với những đoàn có tính chất phức tạp và nhạy cảm thì phải xin ý kiến Bộ Ngoại giao và Ban Đối ngoại Trung ương Đảng, báo cáo lãnh đạo thành phố về mức độ, khả năng đưa tin.