Điều 9. Thủ tục giao nhận vào kho lưu trữ cơ quan, kho lưu trữ UBND các huyện, thị xã và kho lưu trữ tỉnh phải lập biên bản. Biên bản giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ được làm thành 02 bản, nơi giao 01 bản, bên nhận 01 bản (xem phụ lục 1).
Kho lưu trữ tỉnh và kho lưu trữ các huyện, thị xã chỉ nhận những tài liệu đã lập thành hồ sơ và có mục lục hồ sơ. Trong trường hợp tài liệu các đơn vị chưa được phân loại, chính lý thành hồ sơ thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để phân loại chính lý.
Phương tiện vận chuyển hồ sơ tài liệu nộp vào kho lưu trữ do bên giao đảm nhận.