Điều 46. Trách nhiệm báo cáo của người đại diện
1. Báo cáo định kỳ:
a) Chương trình công tác năm: Vào tháng 1 hàng năm người đại diện báo cáo chủ sở hữu chương trình, kế hoạch công tác năm để phê duyệt (trường hợp công ty có vốn góp của nhà nước không thuộc đối tượng phải lập báo cáo tài chính hàng quý theo quy định, không có số liệu để cung cấp cho người đại diện phần vốn nhà nước để báo cáo chủ sở hữu để tổng hợp, báo cáo hàng quý trong năm thì người đại diện phần vốn nhà nước có báo cáo về nội dung trên đến chủ sở hữu và cơ quan tài chính cùng cấp).
b) Báo cáo tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh: Định kỳ (hàng quý, năm) hoặc đột xuất theo yêu cầu của chủ sở hữu, người đại diện phần vốn nhà nước báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp mà mình được cử làm đại diện vốn nhà nước, theo đó, người đại diện có trách nhiệm tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp và có các kiến nghị giải pháp để chủ sở hữu xem xét, cho ý kiến (theo Mẫu biểu số 01 đính kèm Quy định này).
c) Báo cáo giám sát theo các nội dung quy định tại Nghị định số 87/2015/NĐ-CP ngày 06/10/2015 của Chính phủ về giám sát đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp; giám sát tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động và công khai tài chính của doanh nghiệp có vốn nhà nước:
Người đại diện tại doanh nghiệp mà nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ: Thực hiện nộp báo cáo giám sát tình hình tài chính định kỳ 6 tháng và hàng năm trước ngày 15/7 năm trước và 30/4 năm sau.
Người đại diện tại doanh nghiệp có vốn nhà nước nắm giữ không quá 50% vốn điều lệ: Thực hiện nộp báo cáo giám sát tình hình tài chính định kỳ hàng năm trước ngày 15/7 hàng năm.
d) Các báo cáo xin ý kiến đại diện chủ sở hữu trước khi biểu quyết tại các cuộc họp Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông.
đ) Các báo cáo khác về thi đua khen thưởng, báo cáo để đánh giá người đại diện.
2. Báo cáo theo yêu cầu đột xuất
Căn cứ mục đích quản lý của chủ sở hữu, yêu cầu quản lý của cơ quan quản lý nhà nước, trên cơ sở quy định hoặc thông báo bằng văn bản của chủ sở hữu, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền; người đại diện cung cấp các thông tin có liên quan tới tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, về việc đầu tư, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Khi được yêu cầu, người đại diện có trách nhiệm báo cáo đầy đủ các nội dung như yêu cầu của chủ sở hữu và cơ quan quản lý nhà nước.
3. Báo cáo bất thường
Người đại diện có trách nhiệm, nghĩa vụ báo cáo đầy đủ, kịp thời cho chủ sở hữu những thông tin bất thường có ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc ảnh hưởng tới lợi ích của doanh nghiệp, của chủ sở hữu trong thời hạn năm (05) ngày kể từ ngày người đại diện có được các thông tin bất thường của doanh nghiệp như: Tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng bị phong tỏa; doanh nghiệp tạm ngưng kinh doanh; bị thu hồi Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép hoạt động; có quyết định khởi tố đối với Ban quản lý điều hành doanh nghiệp, Kế toán trưởng của doanh nghiệp; có bản án, quyết định của Tòa án liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp; có kết luận kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế, cơ quan kiểm tra, thanh tra, kiểm toán nhà nước và các tranh chấp về tài sản, vốn, đất đai, lao động, các nội dung bất thường khác (nếu có).
4. Phương thức báo cáo
a) Người đại diện báo cáo chủ sở hữu, các cơ quan quản lý nhà nước bằng văn bản và chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu, các cơ quan quản lý nhà nước về nội dung đã báo cáo.
b) Các văn bản xin ý kiến chủ sở hữu của người đại diện (theo Mẫu biểu số 02 đính kèm Quy định này) phải gửi đến cho chủ sở hữu với thời hạn ít nhất trước 10 ngày làm việc (theo dấu công văn đến) để chủ sở hữu có ý kiến (trừ trường hợp đã ghi rõ thời hạn).
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, các cuộc họp khác (nếu có), người đại diện phải thực hiện báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố (chủ sở hữu) kết quả cuộc họp kèm theo Biên bản cuộc họp và các tài liệu liên quan khác đến (theo Mẫu biểu số 03 đính kèm Quy định này).
Trường hợp không thể đảm bảo thời gian đã nêu vì lý do bất khả kháng thì người đại diện phải thông báo cho chủ sở hữu thông qua các phương tiện thông tin (điện thoại, fax, email) để chủ sở hữu có ý kiến.
c) Đối với các thông tin, tài liệu mật, việc cung cấp thông tin giữa người đại diện với chủ sở hữu hoặc các cơ quan quản lý nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
5. Nơi nhận báo cáo:
a) Sở Nội vụ: Các báo cáo về chương trình, kế hoạch công tác năm, thi đua khen thưởng, đánh giá người đại diện.
b) Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư: Các báo cáo về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo giám sát tài chính, báo cáo xin ý kiến để biểu quyết tại các cuộc họp Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông thường niên.
c) Chủ sở hữu: Các báo cáo bất thường.