Điều 9. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình
1. Giám đốc Sở Nội vụ
Trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt các loại phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh.
2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
a) Thu thập, phân loại, chỉnh lý, tu bổ, phục chế, bảo quản tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và quy định khác của pháp luật;
b) Tổ chức công bố, niêm yết công khai thủ tục, thời gian, phí sử dụng tài liệu lưu trữ và nội quy, quy chế thực hiện việc sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Hướng dẫn, quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ; sao, chứng thực tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và quy định của pháp luật;
d) Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ và tài liệu cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài;
đ) Tổ chức quản lý Phòng đọc tài liệu đáp ứng yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả.
3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Trình Giám đốc Sở Nội vụ và giúp Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt các loại phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch UBND tỉnh.
4. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Khoản 4 Điều 7 Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.
5. Viên chức thuộc Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Viên chức được giao nhiệm vụ phụ trách lĩnh vực sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm:
- Làm thủ tục tiếp nhận và giao kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ cho độc giả;
- Thực hiện đúng quy trình sử dụng tài liệu lưu trữ.
b) Viên chức được giao nhiệm vụ phụ trách Phòng đọc có trách nhiệm:
- Hướng dẫn độc giả thực hiện đầy đủ và đúng các quy định trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Tiếp nhận và hướng dẫn độc giả sử dụng các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ;
- Tổng hợp báo cáo, thống kê số lượng độc giả và loại hình tài liệu lưu trữ được sử dụng định kỳ hằng tuần, hằng tháng, hằng quý và hằng năm;
- Quản lý các trang thiết bị của Phòng đọc và những tài liệu lưu trữ được sử dụng tại Phòng đọc.
c) Viên chức được giao nhiệm vụ phụ trách Kho Lưu trữ có trách nhiệm:
- Tổ chức thực hiện việc xuất, nhập tài liệu lưu trữ theo đúng quy định;
- Thực hiện đúng quy trình sử dụng và nguyên tắc sắp xếp tài liệu lưu trữ.