Điều 8. Trình tự, thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc
Trình tự, thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc thực hiện theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.
2. Biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ
a) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ xin ý kiến bằng văn bản về đề cương ấn phẩm đối với những tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Giám đốc Sở Nội vụ trước khi gửi hồ sơ cho Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp giấy phép xuất bản và chịu trách nhiệm xuất bản theo quy định của pháp luật.
b) Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thì Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ gửi hồ sơ đến Sở Thông tin và Truyền thông Ninh Bình để xin cấp giấy phép xuất bản và chịu trách nhiệm xuất bản theo quy định của pháp luật.
3. Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử
a) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng danh mục tài liệu được công bố theo quy định của pháp luật để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
b) Giám đốc Sở Nội vụ thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công bố đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh nhằm giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân có thêm thông tin trong hoạt động của mình.
c) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ trì biên soạn, viết bản thông báo tài liệu lưu trữ tổng hợp; bản thông báo, giới thiệu mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề để phục vụ theo yêu cầu của độc giả và nhân dân.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
a) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng và trình Giám đốc Sở Nội vụ kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc và của tỉnh.
b) Phối hợp với Bảo tàng tỉnh xây dựng các gian triển lãm theo kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
c) Không trưng bày bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ, chỉ trưng bày các bản photocopy từ bản gốc, bản chính.
d) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ cử viên chức lưu trữ phối hợp với hướng dẫn viên bảo tàng để thuyết minh và giải đáp các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ được trưng bày.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu
a) Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trích dẫn trong công trình nghiên cứu phải có Đề cương nghiên cứu trong đó nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung tóm tắt, thời gian nghiên cứu và xác nhận của cơ quan chủ quản.
b) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ xem xét Đề cương nghiên cứu và có ý kiến phê duyệt đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của mình. Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch UBND tỉnh, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trình đề cương nghiên cứu cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
a) Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép chứng thực lưu trữ; sao, trích sao tài liệu lưu trữ.
b) Sau khi được người có thẩm quyền cho phép, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm:
- Chứng thực lưu trữ (xác nhận về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ được quản lý tại Lưu trữ lịch sử tỉnh);
- Sao, trích sao tài liệu lưu trữ từ bản gốc, bản chính của hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Độc giả được cấp bản chứng thực; bản sao, trích sao tài liệu lưu trữ phải nộp lệ phí theo quy định.