Điều 5. Tiếp nhận, yêu cầu bổ sung hồ sơ, thời hạn trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân
1. Khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân, Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra số lượng và tính hợp lệ hồ sơ, tài liệu theo quy định; Ghi phiếu biên nhận hồ sơ, ghi rõ thời gian hẹn trả kết quả và vào sổ theo dõi hồ sơ.
2. Trong quá trình giải quyết, nếu phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ, công chức chuyên môn, bộ phận chuyên môn xử lý hồ sơ báo cáo lãnh đạo Phòng chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố để thông báo bằng văn bản cho công dân bổ sung hồ sơ đủ và đúng theo quy định.
a) Việc thông báo bổ sung hồ sơ được thực hiện thông qua Bộ phận một cửa và được thực hiện trong khoản thời gian không quá 1/3 thời hạn giải quyết đã ghi trong Phiếu biên nhận, tính từ thời điểm chính thức tiếp nhận hồ sơ. Thông báo bổ sung hồ sơ phải nêu rõ các loại giấy tờ mà công dân phải bổ sung và thời hạn hoàn thành việc bổ sung.
b) Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình xử lý; nghiêm cấm việc yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp giấy tờ, tài liệu không được quy định trong hồ sơ phải nộp. Thời hạn trả kết quả trong trường hợp này không tính khoảng thời gian mà công dân thực hiện bổ sung hồ sơ và phải ghi rõ trên phiếu biên nhận.
3. Thời hạn trả kết quả giải quyết hồ sơ được tính theo ngày làm việc và tính từ thời điểm Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chính thức tiếp nhận hồ sơ, trao phiếu biên nhận cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp có kết quả giải quyết sớm hơn ngày hẹn, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm thông báo cho công dân đến nhận.
4. Trường hợp không thể trả kết quả giải quyết đúng hẹn vì lý do khách quan, công chức chuyên môn, bộ phận chuyên môn xử lý hồ sơ có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Phòng chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố để có văn bản chuyển cho Bộ phận một cửa thông báo cho tổ chức, cá nhân và hẹn lại thời gian trả kết quả. Việc hẹn lại thời gian trả kết quả chỉ được thực hiện một lần, thời hạn trả kết quả trong trường hợp này được cộng thêm nhưng không quá 1/3 tổng thời gian giải quyết thủ tục.