Điều 14. Xử lý, giải quyết hồ sơ
Phòng, ban chuyên môn có thẩm quyền xử lý, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm:
1. Tiếp nhận hồ sơ được luân chuyển từ Bộ phận một cửa.
2. Xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành; cập nhật tình hình giải quyết hồ sơ vào sổ theo dõi.
Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các phòng chuyên môn khác thì phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với phòng chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.
Đối với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức, viên chức của phòng chuyên môn phải có kế hoạch kiểm tra và báo cáo trực tiếp với lãnh đạo phòng chuyên môn. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ.
Trường hợp phòng chuyên môn giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý do cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ bằng văn bản để có cơ sở giải thích cho công dân, tổ chức.
3. Chuyển trả kết quả cho bộ phận một cửa.
4. Định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng hàng tháng, thống kê tình hình xử lý hồ sơ thuộc lĩnh vực được phân công giải quyết; báo cáo Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố.