Điều 12. Giao trả kết quả giải quyết hồ sơ
1. Sau khi nhận hồ sơ giải quyết từ phòng, ban chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo đúng thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí theo quy định và yêu cầu tổ chức, cá nhân ký nhận vào sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả.
2. Trường hợp đến ngày hẹn trả kết quả nhưng hồ sơ vẫn chưa xử lý xong, bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm thông báo lý do trễ hẹn, xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn lại thời gian trả kết quả.
a) Trường hợp nguyên nhân chậm trễ từ các phòng chuyên môn thì công chức chuyên môn chịu trách nhiệm xử lý hồ sơ phải đại diện phòng chuyên môn giải thích nguyên nhân, xin lỗi tổ chức, cá nhân.
b) Trường hợp nguyên nhân chậm trễ từ lãnh đạo:
- Những công việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố nếu chậm trễ thì lãnh đạo các phòng chuyên môn trực tiếp xin lỗi và giải thích với tổ chức, cá nhân.
- Những công việc cần có sự phối hợp của nhiều cơ quan để giải quyết mà công việc bị ách tắc tại cơ quan, đơn vị nào thì thủ trưởng trực tiếp của cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm xin lỗi và giải thích với tổ chức, cá nhân.