Điều 31. Công tác hành chánh văn thư:
1/ Quy định tiếp nhận công văn :
- Phòng Tổ chức - hành chánh quản trị tiếp nhận công văn, vào số theo dõi, phân loại công văn, tổng hợp và trình Giám Đốc hoặc người ủy quyền xử lý. Trường hợp công văn, tài liệu của Đảng, phải được chuyển đến tổ trưởng tổ Đảng.
- Công văn mật do Giám Đốc xử lý.
- Thư cá nhân được chuyển đến tay người nhận, không được bóc vỏ thư.
- Nghiêm cấm người không có trách nhiệm tự ý nhận mở công văn, tài liệu.
2/ Quy định về chuyển giao công văn : các công văn sau khi đã được xử lý phải được đưa vào tủ hồ sơ lưu trữ ngay. Trường hợp công văn cần chuyển giao cho người hoặc bộ phận có trách nhiệm phòng tổ chức - hành chánh quản trị, phải photo lại văn bản đó và lưu giữ lại bản gốc.
3/ Quy định về in, sao, gửi công văn :
- Công văn ban hành phải đảm bảo tính pháp quy và hình thức như cơ quan Nhà nước : Quốc hiệu, tiêu đề, số công văn, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, trích yếu nội dung, chữ ký của người có thẩm quyền. Bất kỳ 1 loại công văn, tài liệu nào văn thư phải lưu trữ lại 1 bản.
4/ Quy định về sử dụng dấu : Dấu được sử dụng trong các trường hợp sau :
- Giám Đốc và Phó giám đốc ký tên. Nếu Phó giám đốc ký, trên chức danh ghi chữ ký thay ( KT ) Giám Đốc.
- Trưởng phòng tổ chức - hành chánh quản trị ký các loại công văn do Ban Giám đốc ủy quyền, phía trên chức danh ghi thừa lệnh Giám Đốc ( TL ).
- Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ chưa ghi nội dung ( hoặc ghi nội dung rồi nhưng chưa có chữ ký người có thẩm quyền ) . Kể cả séc, hóa đơn, chứng từ thanh toán, phiếu chi, phiếu thu, giấy cấm tạ ...
5/ Quy định về quản lý dấu :
- Phòng Tổ chức - hành chánh quản trị có trách nhiệm quản lý, sử dụng dấu theo quy định này :
- Cá nhân được giao giữ dấu chỉ đóng dấu vào những công văn, tài liệu như khoản 3 điều này quy định. Nếu không đúng quy định trên được quyền từ chối đóng dấu và báo cáo với lãnh đạo trực tiếp biết. Có trách nhiệm quản lý dấu theo chế độ hiện hành.
- Nghiêm cấm người không trách nhiệm giữ dấu, sử dụng dấu.