Điều 5. Giải thích từ ngữ
Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng, được bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
2. Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài. Nếu là tổ chức thì việc yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc theo uỷ quyền của tổ chức đó.
3. Giấy tờ tùy thân là giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu, chứng minh quân đội, chứng nhận quân nhân còn giá trị sử dụng.
4. Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân là giấy chứng nhận kết hôn; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trường hợp độc thân, đã ly hôn, một bên vợ hoặc chồng đã chết); giấy xác nhận hôn nhân thực tế của những cặp vợ chồng xác lập hôn nhân trước ngày 03 tháng 01 năm 1987.
5. Giấy tờ cần thiết có liên quan đến hợp đồng, giao dịch là hóa đơn, chứng từ; hợp đồng; quyết định bán tài sản, thanh lý tài sản; giấy mời, giấy triệu tập của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc các giấy tờ có liên quan khác.
6. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ thừa kế là giấy khai sinh; giấy chứng nhận đăng ký kết hôn; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trường hợp vợ hoặc chồng đã chết trước); quyết định công nhận việc nuôi con nuôi; quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con.
7. Giấy tờ chứng minh tài sản không có người đồng quyền sở hữu, đồng quyền sử dụng là văn bản thỏa thuận phân chia tài sản vợ chồng; văn bản cam kết không đưa tài sản riêng vào tài sản chung; văn bản cho tặng tài sản hoặc hưởng di sản thừa kế riêng; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trường hợp độc thân).
8. Bản sao giấy tờ chứng minh quyền hạn của người đại diện tổ chức là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bản họp hội đồng thành viên; hội đồng quản trị; điều lệ công ty, tổ chức có quy định quyền hạn của người đại diện;
9. Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không cần phải có chứng thực.
10. Cán bộ, nhân viên tiếp nhận hồ sơ: là cán bộ, viên chức của Phòng Công chứng và nhân viên của Văn phòng Công chứng được phân công tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.