Điều 14. Trình tự công chứng
1. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật
a) Cán bộ, nhân viên tiếp nhận hồ sơ:
- Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị Tổ chức hành nghề công chứng soạn thảo hợp đồng, giao dịch thì nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch để cán bộ, nhân viên tiếp nhận hồ sơ ghi chép lại, làm cơ sở dữ liệu cho việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch;
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì ghi vào sổ thụ lý; hướng dẫn người yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng; chuyển hồ sơ đến công chứng viên.
b) Công chứng viên:
- Kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng và kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch;
- Đối chiếu nội dung hợp đồng, giao dịch với các quy định của pháp luật và đạo đức xã hội;
- Nghe người yêu cầu công chứng tự đọc lại hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe, nếu người yêu cầu công chứng đồng ý nội dung trong hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch;
- Công chứng viên ghi lời chứng, ký từng trang của hợp đồng, giao dịch, ghi vào sổ công chứng và chuyển hồ sơ đến kế toán.
- Nếu hợp đồng, giao dịch phức tạp hoặc hợp đồng, giao dịch không công chứng kịp trong ngày thì công chứng viên ra phiếu hẹn và chuyển đến cán bộ, nhân viên tiếp nhận hồ sơ để giao phiếu hẹn cho người yêu cầu công chứng.
c) Kế toán, thủ quỹ:
- Đóng dấu vào hợp đồng, giao dịch và thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác (nếu có);
- Chuyển hồ sơ đến cán bộ, nhân viên tiếp nhận hồ sơ.
d) Cán bộ, nhân viên tiếp nhận hồ sơ:
- Giao trả hợp đồng, giao dịch đã được công chứng cho người yêu cầu công chứng;
- Lưu giữ 01 bộ hồ sơ đã được công chứng và đưa vào kho lưu trữ. Thời hạn đưa vào kho lưu trữ không quá 02 ngày kể từ ngày hợp đồng, giao dịch được công chứng.
2. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ:
Cán bộ, nhân viên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, ghi phiếu hướng dẫn bổ sung từng loại giấy tờ cụ thể (có ký tên và ghi rõ họ, tên), giao phiếu hướng dẫn và trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.
3. Trường hợp yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, chưa phù hợp với quy định của pháp luật:
a) Cán bộ, nhân viên tiếp nhận hồ sơ:
Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng; hướng dẫn người yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng; chuyển hồ sơ đến công chứng viên.
b) Công chứng viên:
- Kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng và kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch;
- Đối chiếu nội dung hợp đồng, giao dịch với các quy định của pháp luật:
+ Nếu nội dung hợp đồng, giao dịch có vấn đề chưa rõ hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định. Trường hợp này, công chứng viên viết phiếu hẹn và chuyển cho cán bộ, nhân viên tiếp nhận hồ sơ để giao phiếu hẹn cho người yêu cầu công chứng.
+ Kết quả xác minh, giám định không rõ hoặc không đủ điều kiện để công chứng thì công chứng viên từ chối công chứng; kết quả xác minh, giám định rõ ràng và đủ điều kiện thì công chứng viên thực hiện công chứng.
+ Nếu nội dung hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm phát luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng sửa chữa, nếu người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên từ chối công chứng.