Điều 21. Thủ tục cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp tỉnh
1. Thủ tục cấp đổi hiện vật khen thưởng (hồ sơ có 01 bộ bản chính):
a) Tập thể có công văn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng (Mẫu số 01 Phụ lục V); cá nhân, hộ gia đình có đơn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng (Mẫu số 02 Phụ lục V) gửi cơ quan, tổ chức, đơn vị (nơi đang công tác hoặc nơi cư trú) kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi;
b) Cơ quan, tổ chức, đơn vị tổng hợp và gửi công văn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng kèm danh sách đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng (Mẫu số 03 Phụ lục V), hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi đến Sở Nội vụ;
c) Sở Nội vụ căn cứ công văn và danh sách đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng của cơ quan, tổ chức, đơn vị; tra cứu thông tin, xác nhận khen thưởng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị cấp đổi đồng thời thu lại hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi; trả kết quả cấp đổi.
Hiện vật khen thưởng cấp đổi do Sở Nội vụ chịu trách nhiệm mua sắm, in ấn theo mẫu quy định.
Đối với trường hợp lãnh đạo ký tên tại Bằng đề nghị cấp đổi không còn giữ chức vụ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc mẫu dấu của Ủy ban nhân dân tỉnh tại Bằng khác với mẫu dấu của Ủy ban nhân dân tỉnh tại thời điểm đề nghị cấp đổi thì Bằng cấp đổi do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đương nhiệm cấp đổi. Cá nhân, tập thể, hộ gia đình khi được cấp đổi Bằng sẽ được nhận kèm theo giấy chứng nhận cấp đổi (do Sở Nội vụ cấp).
2. Thời hạn giải quyết cấp đổi hiện vật khen thưởng
a) Cơ quan, tổ chức, đơn vị trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng của tập thể, đơn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng của cá nhân, hộ gia đình, kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi, gửi công văn kèm danh sách đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng và hồ sơ về Sở Nội vụ;
b) Sở Nội vụ trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng, tham mưu trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cấp đổi hiện vật khen thưởng; trong thời hạn 15 ngày làm việc sau khi nhận được kết quả cấp đổi hiện vật khen thưởng, Sở Nội vụ thực hiện trả kết quả cấp đổi hiện vật khen thưởng cho cơ quan, tổ chức đơn vị (nhận tại Sở Nội vụ);
c) Đối với các trường hợp không đảm bảo thành phần hồ sơ, các cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận giải quyết hồ sơ cấp đổi trong thời hạn 03 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị cấp đổi) có văn bản thông báo kết quả giải quyết.
3. Hiện vật khen thưởng thu lại do cấp đổi, cơ quan có thẩm quyền cấp đổi có trách nhiệm thực hiện thanh lý hoặc xử lý, tiêu hủy theo quy định hiện hành.