Điều 4. Phương thức phối họp
Cơ quan chủ trì là Ban Quản lý hoặc các ngành, ƯBND cấp huyện quyết định áp dụng một trong các phương thức phối hợp sau:
- Gửi văn bản đề nghị cơ quan phối họp tham gia ý kiến, cung cấp thông tin. Các cơ quan phối họp có trách nhiệm trả lời bằng văn bản. Thời hạn trả lời theo quy định của pháp luật hoặc theo đề nghị của Cơ quan chủ trì. Quá thời hạn trong văn bản đề nghị, nếu cơ quan phối hợp không có văn bản trả lời thì được hiểu là đã thống nhất với các nội dung được đề nghị tham gia ý kiến và chịu trách nhiệm về những vấn đề liên quan thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình.
- Tổ chức họp với các cơ quan phối họp. Biên bản cuộc họp là cơ sở để xác định trách nhiệm các bên trong quá trình thực hiện. Thủ trưởng các cơ quan được mời tham dự có trách nhiệm cử người dự họp đúng thành phần và ý kiến phát biểu của người được cử đi dự họp là ý kiến chính thức của cơ quan mình. Nếu cơ quan được mời tham dự không cử người tham dự thì phải có ý kiến bằng văn bản; trường hợp không dự và cũng không có ý kiến bằng văn bản thì được hiểu là thống nhất với ý kiến kết luận của cơ quan chủ trì cuộc họp.
- Khi triển khai các nhiệm vụ trên địa bàn KKT, KCN quy định tại khoản 1 Điều 5 Quy chế này. Các cơ quan liên quan có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Ban Quản lý để phối họp thực hiện.
- Trường hợp cần thực hiện khảo sát địa điểm dự án để có cơ sở tham gia ý kiến, các cơ quan phối họp chủ động có văn bản đề xuất Ban Quản lý để Ban Quản lý chủ trì, tổ chức việc khảo sát chung cho các cơ quan có đề nghị. Sau khi khảo sát, Ban Quản lý và các cơ quan có biên bản thống nhất hoặc các cơ quan có văn bản tham gia ý kiến sau và gửi Ban Quản lý đảm bảo thời hạn quy định.