Điều 7. Sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành
1. Khi luân chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống, cơ quan, tổ chức đã được cấp chứng thư số hợp lệ bắt buộc phải tích hợp chữ ký số theo quy định nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản điện tử.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trong việc quản lý các tài khoản đăng nhập vào Hệ thống của các cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức.
3. Khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc chức vụ của cá nhân tại cơ quan, tổ chức
a) Trường hợp nghỉ việc, về hưu hoặc chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức khác: Thực hiện vô hiệu hóa tài khoản người dùng trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức, đảm bảo cá nhân không đăng nhập và sử dụng được Hệ thống. Cơ quan, tổ chức lưu ý không xóa tài khoản của cá nhân để tránh trường hợp mất quá trình xử lý của văn bản, công việc.
b) Trường hợp tiếp nhận cá nhân mới: Thực hiện tạo mới và phân quyền tài khoản người dùng để đăng nhập vào Hệ thống.
c) Trường hợp thay đổi chức vụ hoặc vị trí công tác của cá nhân tại cơ quan, tổ chức: Thực hiện phân quyền, chỉnh sửa và cập nhật thông tin tài khoản người dùng trên Hệ thống.
4. Trong trường hợp Hệ thống xảy ra sự cố bị ngưng hoạt động, cơ quan, tổ chức phải tiến hành xử lý công việc trên giấy hoặc công cụ khác. Đồng thời, cơ quan, tổ chức phải nhanh chóng liên hệ với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để được hỗ trợ và xử lý kịp thời. Sau khi sự cố đã được khắc phục, cơ quan, tổ chức phải kiểm tra lại tính ổn định và thực hiện cập nhật các thông tin đã xử lý vào Hệ thống.
5. Định kỳ hàng ngày sao lưu dữ liệu văn bản của cơ quan, tổ chức để đảm bảo an toàn, an ninh cho Hệ thống.
6. Khi triển khai sử dụng Hệ thống tại cơ quan, tổ chức cần phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để thực hiện việc liên thông kết nối với trục liên thông của tỉnh.