Điều 6. Cá nhân sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành
1. Mỗi cá nhân được cấp một tài khoản (account) để truy cập vào Hệ thống, được cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng Hệ thống nhằm phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
2. Khi chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức mới hoặc tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ mới tại cơ quan, tổ chức, cá nhân phải liên hệ với bộ phận phụ trách quản lý Hệ thống tại cơ quan, tổ chức để đăng ký tài khoản người dùng, cấp quyền truy cập vào Hệ thống và được hướng dẫn sử dụng các chức năng của Hệ thống.
3. Sử dụng Hệ thống để kịp thời tiếp nhận và xử lý các văn bản, công việc được phân công theo đúng trách nhiệm và quyền hạn được phân công và đúng quy trình được cơ quan, tổ chức quy định.
4. Bảo vệ mật khẩu, không cung cấp hoặc để lộ mật khẩu Hệ thống.
5. Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra trên Hệ thống phải ghi nhận lại sự cố và nhanh chóng thông báo với bộ phận phụ trách Hệ thống tại cơ quan, tổ chức để được hỗ trợ và xử lý kịp thời.