Điều 17. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2. Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
3. Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
4. Khi nhận được văn bản điện tử đến, Văn thư phải xử lý kịp thời, không chờ văn bản giấy (nếu có). Các cơ quan, tổ chức phân công tới chuyên viên chủ trì ngay trong ngày.
5. Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận tại Bộ phận một cửa phải tự động đồng bộ và gửi vào Hệ thống để quản lý thống nhất, thực hiện xử lý theo quy trình trên Hệ thống.
6. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo Quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.