Điều 9. Các cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống QLVBĐH
1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:
a) Quán triệt và chỉ đạo thống nhất đối với CBCCVC trong cơ quan sử dụng hệ thống QLVBĐH để thực hiện nhiệm vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ và xử lý công việc hàng ngày.
b) Tổ chức xây dựng, ban hành "Quy chế sử dụng hệ thống QLVBĐH" của cơ quan, đơn vị, trong đó quy định rõ quy trình xử lý văn bản, giải quyết công việc phù hợp với chức năng của hệ thống phần mềm và luồng luân chuyển xử lý văn bản của cơ quan, đơn vị.
c) Phân công cán bộ hoặc thành lập bộ phận chuyên trách công nghệ thông tin (CNTT) để đảm bảo vận hành thông suốt, an toàn cho cơ sở hạ tầng thông tin và hệ thống QLVBĐH.
2. Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và CBCCVC có trách nhiệm:
a) Sử dụng hệ thống QLVBĐH theo tài khoản theo quy định của Quy chế này để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ và xử lý công việc hàng ngày theo quy trình của cơ quan, đơn vị quy định; bảo mật tài khoản được cấp, đảm bảo an toàn thông tin; trường hợp bị mất tài khoản phải báo ngay cho cán bộ chuyên trách CNTT của cơ quan, đơn vị để khắc phục.
b) Văn thư có trách nhiệm cập nhật văn bản đến, đi vào sổ văn bản điện tử để lưu trữ, thống kê, báo cáo và xử lý công việc được giao trên hệ thống. In sổ công văn đi - đến hàng ngày để ký nhận, đóng tập lưu trữ theo quy định.
c) Cán bộ chuyên trách CNTT có trách nhiệm quản trị, vận hành hệ thống, tạo tài khoản cho CBCCVC trong cơ quan, phân quyền và hướng dẫn sử dụng hoặc xoá bỏ tài khoản không còn phù hợp; định kỳ sao lưu, đảm bảo an toàn dữ liệu; liên hệ với Sở Thông tin và Truyền thông để được hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục sự cố đảm bảo cho hệ thống vận hành thông suốt.
3. Chế độ bảo trì, nâng cấp:
Việc bảo trì, nâng cấp máy chủ, các thiết bị để vận hành hệ thống QLVBĐH phải thực hiện thường xuyên và được đảm bảo bằng kinh phí hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị, địa phương.