Điều 7. Tên miền hệ thống QLVBĐH
1. Định dạng tên miền truy cập hệ thống QLVBĐH:
a) Tên miền truy cập hệ thống QLVBĐH của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh sử dụng tên viết tắt bằng cách ghép các chữ cái đầu của phần mềm quản lý văn bản và điều hành và tên cơ quan bằng tiếng Việt, viết liền không có khoảng trắng và không dấu theo dạng: qlvbdh[tên cơ quan viết tắt].gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tên miền truy cập hệ thống QLVBĐH của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai có tên miền dạng: qlvbdhstttt.gialai.gov.vn
b) Tên miền truy cập hệ thống QLVBĐH của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố là tên viết tắt các chữ cái đầu của phần mềm quản lý văn bản và điều hành và tên đầy đủ của địa phương bằng tiếng Việt không dấu, viết liền không có khoảng trắng và không dấu theo dạng: qlvbdh[tên huyện, thị xã, thành phố].gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tên miền truy cập hệ thống QLVBĐH của UBND huyện Mang Yang có tên miền dạng: qlvbdhmangyang.gialai.gov.vn.
c) Đối với các cơ quan, tổ chức chính trị xã hội trên địa bàn tỉnh Gia Lai cần thống nhất với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai trước khi đưa tên miền truy cập hệ thống QLVBĐH của cơ quan mình vào sử dụng để tránh tình trạng trùng lặp.
2. Định dạng tên tài khoản của các cá nhân đăng nhập Hệ thống QLVBĐH:
Tài khoản của người sử dụng là tên của người sử dụng Hệ thống QLVBĐH kết hợp với các ký tự viết tắt họ và tên lót.
+ Định dạng tên cá nhân trong tài khoản: [tên][họ viết tắt][tên lót viết tắt].
Ví dụ: Tài khoản của Cao Thị Phương Thuý là công chức thuộc Sở Thông tin và Truyền Thông tỉnh Gia Lai là thuyctp. Tài khoản của Trần Đình Nguyên công chức thuộc Văn phòng UBND huyện Đak Pơ là nguyentd.
+ Đối với các trường hợp trùng tên cá nhân trong tài khoản của các CBCCVC thuộc cùng một cơ quan, đơn vị nhưng có họ và tên đầy đủ khác nhau thì tên cá nhân trong tài khoản gồm tên lót (chỉ lấy tên lót liền kề với tên) và tên viết đầy đủ, kết hợp với họ và tên lót còn lại (trong trường hợp tên lót có hơn 2 tên).
Ví dụ: Tài khoản của Trương Hoàng Tiến Minh và Trần Huỳnh Tấn Minh cùng thuộc đơn vị Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai là tienminhth và tanminhth.
+ Đối với các trường hợp trùng tên cá nhân trong tài khoản của CBCCVC thuộc cùng cơ quan, đơn vị và có họ và tên đầy đủ giống nhau, thì tên cá nhân trong tài khoản sẽ theo định dạng chung về tên cá nhân, kết hợp với các thành phần phụ khác (như ngày, tháng, năm sinh, quê quán, nơi sinh.).
Ví dụ: Tài khoản của Cao Thị Phương Thúy sinh năm 1978 và Cao Thị Phương Thúy sinh năm 1982 cùng thuộc đơn vị Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai là thuyctp78 và thuyctp82.