Điều 4. Yêu cầu về nội dung văn bản trên hệ thống QLVBĐH.
1. Nội dung văn bản khi soạn thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
a) Phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước.
b) Phù hợp với mục đích, yêu cầu giải quyết công việc.
c) Thể hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo các cấp.
d) Đúng thẩm quyền.
e) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định hiện hành.
f) Dữ liệu quản lý văn bản đi/đến thực hiện theo Phụ lục 1, 2 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
2. Văn bản không được cập nhật vào hệ thống QLVBĐH:
a) Văn bản chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước và văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước của các bộ, ngành trung ương, địa phương quy định.
b) Văn bản khác không theo quy định tại Khoản 1, Điều 4.
3. Căn cứ nội dung, tính chất của văn bản và tình hình thực tế của các cơ quan, đơn vị để quy định việc phát hành theo đường công văn truyền thống hoặc chỉ truyền nhận văn bản điện tử trên hệ thống QLVBĐH hoặc phát hành đồng thời theo cả hai phương thức nhằm mục đích giảm thiểu số lượng văn bản giấy, tiết kiệm thời gian, chi phí, đạt hiệu quả.