Điều 9. Lập hồ sơ công việc
1. Danh mục hồ sơ: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức vào tháng 01 hàng năm.
2. Lập hồ sơ công việc
a) Công chức, viên chức, người lao động được giao chủ trì thực hiện nhiệm vụ có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao. Tùy theo nội dung, tính chất tài liệu bên trong hồ sơ để lập hồ sơ (hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ giấy) theo quy định. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác thì thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
b) Nghiệp vụ lập hồ sơ công việc thực hiện theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Lập hồ sơ điện tử trong các trường hợp
a) Tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc là các văn bản điện tử, bản sao sang định dạng điện tử, bản giấy có thể sao sang định dạng điện tử. Văn bản giấy sau khi sao phải chuyển cho đơn vị/cá nhân chủ trì giải quyết việc để lưu và nộp lưu theo hồ sơ công việc đã lập.
b) Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử phải đảm bảo tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ; đảm bảo an toàn trong Hệ thống.
4. Chỉ lập hồ sơ giấy trong trường hợp tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc có những văn bản giấy không thể hoặc không được phép sao sang định dạng điện tử. Khi lập hồ sơ, các văn bản điện tử có trong hồ sơ phải được sao sang văn bản giấy theo hình thức quy định tại Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.