Điều 6. Soạn thảo, ban hành văn bản
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
a) Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Mục 1 Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Phụ lục I kèm theo Nghị định số 187/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 78/2025/NĐ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 79/2025/NĐ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ về kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
c) Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực (Bộ/cơ quan ngang Bộ). Trường hợp ngành, lĩnh vực không có quy định thì thực hiện theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Soạn thảo và ký ban hành văn bản
a) Việc soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 10, Điều 11, Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Việc xây dựng, soạn thảo, trình văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.
c) Việc soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản chuyên ngành thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Trường hợp ngành, lĩnh vực không có quy định thì thực hiện theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
d) Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
đ) Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải được quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
3. Đăng ký văn bản đi
a) Việc đăng ký văn bản phải đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
b) Văn thư cơ quan cấp số, ngày tháng năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
c) Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống, hàng tháng phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thực hiện theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
a) Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo đúng quy định của pháp luật gửi cho bên nhận thông qua Hệ thống.
b) Trường hợp phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy: Văn thư thực hiện số hóa văn bản và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định.
5. Lưu văn bản đi
a) Việc lưu văn bản đi thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.