Điều 25. Công tác chuẩn bị phiên họp UBND tỉnh
1. Chủ tịch UBND tỉnh quyết định cụ thể nội dung, hình thức (họp trực tiếp, trực tuyến, kết hợp trực tiếp và trực tuyến hoặc hình thức phù hợp khác theo quy định của pháp luật), thời gian, chương trình phiên họp, thành phần khách mời.
2. Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ:
a) Kiểm tra, tổng hợp hồ sơ nội dung trình phiên họp;
b) Chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp, trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp; Trên cơ sở nội dung đăng ký trình phiên họp tại Chương trình công tác tháng và các hồ sơ, công việc trình UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh tổ chức thẩm tra.
Nếu các nội dung trình đảm bảo chất lượng, đủ điều kiện trình phiên họp, chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng UBND tỉnh báo cáo kết quả thẩm tra, trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian họp, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các thành viên UBND tỉnh quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh về các vấn đề trên;
c) Đôn đốc người đứng đầu cơ quan, đơn vị có nội dung trình trong phiên họp gửi hồ sơ và các tài liệu liên quan đến Văn phòng UBND tỉnh chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày phiên họp bắt đầu.
d) Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm gửi giấy mời và tài liệu họp đến các thành viên UBND tỉnh và đại biểu được mời họp, ít nhất là 02 ngày làm việc trước ngày họp, trừ trường hợp họp đột xuất; đồng thời đăng tải đầy đủ, kịp thời chương trình, tài liệu, hồ sơ phục vụ phiên họp trên Hệ thống phòng họp không giấy (eCabinet) để các thành viên UBND tỉnh và đại biểu được mời khai thác, sử dụng.
Các thành viên dự họp có trách nhiệm nghiên cứu tài liệu trên Hệ thống eCabinet trước và trong phiên họp. Việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu trên Hệ thống eCabinet phải bảo đảm an toàn thông tin, bảo mật theo quy định của pháp luật; đối với tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, việc đăng tải, khai thác thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
đ) Trường hợp thay đổi ngày, giờ họp, Văn phòng UBND tỉnh thông báo ngay cho thành viên UBND tỉnh và các đại biểu được mời;
3. Các cơ quan, đơn vị chủ trì hồ sơ dự án, đề án, dự thảo văn bản, tài liệu có nhiệm vụ:
a) Đề xuất nội dung đưa vào phiên họp UBND tỉnh thường kỳ, định kỳ hàng tháng gửi Văn phòng UBND tỉnh trước ngày 20 hàng tháng để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh;
b) Chậm nhất 05 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, cơ quan, đơn vị chủ trì hồ sơ dự án, đề án, dự thảo văn bản phải gửi tài liệu đã được Chủ tịch UBND tỉnh xem xét và cho trình ra phiên họp đến Văn phòng UBND tỉnh, số lượng tài liệu trình UBND tỉnh xem xét tại phiên họp do Chánh Văn phòng UBND tỉnh quy định.
c) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh thu hồi tài liệu chứa bí mật nhà nước thuộc diện phải thu hồi sau khi kết thúc phiên họp.