Điều 10. Trách nhiệm của cá nhân, đơn vị
1. Người sử dụng.
- Lập văn bản đề nghị cấp mới/thay đổi quyền sử dụng các phần mềm ứng dụng theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
- Bắt buộc phải đổi mật khẩu ngay sau khi tiếp nhận tài khoản (đối với tài khoản cấp mới hoặc tài khoản thay đổi mật khẩu); đổi mật khẩu chậm nhất 03 tháng một lần đối với tài khoản đang sử dụng để đảm bảo yêu cầu an toàn, bảo mật thông tin.
- Giữ bí mật thông tin tài khoản, không chia sẻ tài khoản cho người khác, chỉ sử dụng tài khoản để đăng nhập, cập nhật và khai thác dữ liệu theo đúng chức năng nhiệm vụ được phân công. Đóng các phiên làm việc ngay sau khi kết thúc công việc.
- Thông báo ngay cho Bộ phận CNTT nếu phát hiện cá nhân khác sử dụng tài khoản trái phép hoặc có dấu hiệu sai phạm trong việc sử dụng tài khoản để cập nhật, khai thác phần mềm ứng dụng.
2. Phụ trách Bộ phận nghiệp vụ.
- Kiểm tra, xác nhận văn bản đề nghị cấp mới/thay đổi quyền sử dụng của người sử dụng đúng quy định, đúng chức năng, nhiệm vụ được phân công.
- Tiếp nhận, thông báo về kết quả cấp mới/thay đổi quyền sử dụng cho người sử dụng.
- Thông báo ngay cho Bộ phận CNTT nếu phát hiện cá nhân có dấu hiệu sai phạm trong việc sử dụng tài khoản để cập nhật, khai thác phần mềm ứng dụng.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ phân quyền sử dụng các phần mềm ứng dụng tại đơn vị.
3. Bộ phận CNTT
- Sử dụng tài khoản quản trị để cấp mới, thay đổi thông tin, khoá tạm thời, khoá vĩnh viễn tài khoản sử dụng các phần mềm ứng dụng theo đúng quy định.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ phân quyền sử dụng các phần mềm ứng dụng.
- Tổ chức rà soát tài khoản người sử dụng định kỳ 06 tháng 01 lần (vào tháng 5 và tháng 11 hàng năm) hoặc đột xuất theo yêu cầu công việc nhằm loại bỏ, ngăn chặn các trường hợp tài khoản có dấu hiệu hoặc hành vi vi phạm các quy định về sử dụng tài khoản.
- Không được sử dụng tài khoản quản trị cho các mục đích khác (sử dụng chức năng không đúng thẩm quyền, cung cấp dữ liệu bất hợp pháp...).
4. Bộ phận quản lý cán bộ
Bộ phận Tổ chức cán bộ có trách nhiệm chuyển ngay cho Bộ phận CNTT các quyết định/văn bản như quyết định nghỉ hưu, nghỉ không lương, đi công tác dài hạn,... để Bộ phận CNTT điều chỉnh quyền sử dụng các tài khoản đã cấp cho người sử dụng.