Điều 38. Nội dung về chế độ báo cáo thống kê
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh, tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Thống kê lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật và tài liệu hạn chế sử dụng.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện báo cáo thống kê của cơ quan, tổ chức mình theo quy định hiện hành của Nhà nước.
3. Thống kê về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:
a) Quy định việc gửi báo cáo thống kê cơ sở:
- UBND xã, phường, thị trấn gửi báo cáo thống kê cơ sở về Phòng Nội vụ thuộc UBND các huyện, thành phố để tổng hợp;
- Các phòng, ban chuyên môn và cơ quan, tổ chức thuộc huyện, thành phố gửi báo cáo về Phòng Nội vụ thuộc UBND các huyện, thành phố để tổng hợp;
- Các cơ quan, tổ chức trực thuộc các sở, ban, ngành gửi báo cáo về đơn vị chủ quản để tổng hợp.
b) Quy định việc gửi báo cáo thống kê tổng hợp:
- Các sở, ban, ngành tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc, báo cáo về Sở Nội vụ;
- Phòng Nội vụ các huyện, thành phố tổng hợp số liệu của các phòng, ban chuyên môn, các tổ chức thuộc cấp huyện, các xã, phường, thị trấn, báo cáo Sở Nội vụ;
- Sở Nội vụ tổng hợp số liệu của các cơ quan cấp tỉnh và cấp huyện, báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
c) Các bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ, tài liệu, sổ đăng ký các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ.