Điều 31. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh; thu thập, tiếp nhận tài liệu có giá trị vĩnh viễn hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện; các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ; các tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
2. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp đầy đủ tài liệu, hộp, cặp và công cụ tra cứu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp;
d) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
3. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh:
a) Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Quyết định thu tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm;
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp;
c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
e) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu".