Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1.Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại Văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Người làm công tác văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản có trách nhiệm kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng và nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ hoặc mạng Internet.
5a. Đối với văn bản điện tử
Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.