Điều 4. Cập nhật văn bản đến:
1. Văn Phòng Ủy ban nhân dân huyện (cán bộ văn thư) tạo mới văn bản đến và cập nhật những thông tin như sau:
a) Văn bản đến trên giấy bằng đường công văn bình thường:
Khi tiếp nhận văn bản đến trên giấy, cán bộ văn thư cập nhật vào hệ thống phần mềm các tiêu chí: Ngày đến, số đến, số ký hiệu, cấp cơ quan, cơ quan phát hành, nơi gửi, lĩnh vực, trích yếu, ngày ký, người ký, độ khẩn, quyền xem văn bản. Sau khi trình Lãnh đạo bút phê chuyển xử lý, cán bộ sẽ tiếp tục tiến hành cập nhật thông tin xử lý chuyển tiếp văn bản vào Hệ thống phần mềm đến chuyên viên để xử lý.
b) Văn bản đến bằng đường gửi qua mạng máy tính:
Văn Phòng Ủy ban nhân dân huyện (cán bộ văn thư) vào mục Hộp thư văn bản đến, chọn văn bản cần cập nhật để cập nhật văn bản đến và các tiêu chí như mục a nêu trên; khi nhập thông tin không nhập đơn vị nhận và người nhận xử lý (trong mục thông tin xử lý), vì lúc đó chưa có bút phê của lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện.
2. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện bút phê giao cho các đơn vị và chuyển cho Tổ Văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. Cán bộ văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện chuyển văn bản đến các phòng ban
3. Lãnh đạo phòng, ban có trách nhiệm bút phê phân công văn bản đến cho cán bộ, công chức thụ lý sau khi được Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện bút phê giao cho đơn vị.
4. Nếu Lãnh đạo không trực tiếp xử lý trên Hệ thống phần mềm sẽ bút phê trên văn bản giấy và chuyên viên được Ủy quyền sẽ thực hiện thay Lãnh đạo.