Điều 12. Quan hệ phối hợp giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông:
1. Quan hệ phối hợp tại UBND các xã, phường, thị trấn:
Công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và công chức chuyên môn có trách nhiệm phối hợp tích cực trong việc kiểm tra, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo quy định của pháp luật.
2. Quan hệ và trách nhiệm phối hợp giữa UBND xã, phường, thị trấn với UBND huyện, thành phố:
a) Trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc mà công chức xã, phường, thị trấn không tự giải quyết được thì trao đổi với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố để được hướng dẫn giải quyết; đồng thời cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Trà Ôn và thành phố Vĩnh Long có trách nhiệm phối hợp, hướng dẫn giải quyết khó khăn, vướng mắc cho UBND xã, phường, thị trấn trong quá trình giải quyết yêu cầu của công dân.
b) Trường hợp hồ sơ do công chức phường, xã chuyển đến chưa hợp lệ, hoàn chỉnh theo quy định, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Văn phòng HĐND và UBND huyện, thành phố yêu cầu công chức đó bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ bằng phiếu hướng dẫn, theo nguyên tắc hướng dẫn một lần.
UBND cấp xã có trách nhiệm cử công chức liên hệ với công dân để xin lỗi và đề nghị công dân bổ sung hồ sơ theo quy định.
c) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì trong thời hạn 02 (hai) ngày kể từ ngày có kết luận không giải quyết, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm liên hệ với bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã để trả lại hồ sơ và thông báo lý do bằng văn bản. Trong thời hạn không quá 02 (hai) ngày, kể từ ngày nhận được kết luận không giải quyết của cơ quan có thẩm quyền, UBND cấp xã trả hồ sơ và gửi văn bản giải thích cụ thể lý do cho công dân.
d) Trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, cán bộ, công chức các cơ quan có liên quan cùng tham gia giải quyết hồ sơ phải phối hợp chặt chẽ và thực hiện nghiêm túc các quy định về sổ theo dõi hồ sơ, phiếu hướng dẫn, giấy biên nhận, phiếu lưu chuyển để có cơ sở xác định trách nhiệm cá nhân, tập thể khi cần thiết.
e) Trong trường hợp việc xử lý hồ sơ có liên quan đến nhiều cơ quan, công chức, công chức chịu trách nhiệm chính về xử lý hồ sơ chủ động phối hợp với các cơ quan, công chức liên quan để giải quyết. Các cơ quan, công chức có liên quan có trách nhiệm tham gia phối hợp giải quyết hồ sơ trong phạm vi thẩm quyền của mình theo quy định.