Điều 4. Sổ tiếp công dân và theo dõi đơn
1. Sổ tiếp công dân
Phải theo dõi được đầy đủ từng lượt công dân đến khiếu nại, tố cáo cụ thể về nội dung: ngày, tháng, năm khiếu nại, tố cáo; họ tên địa chỉ, số người đến khiếu nại, tố cáo; chữ ký của công dân đến khiếu nại, tố cáo; hồ sơ khiếu nại, tố cáo; tên cán bộ tiếp dân và việc xử lý.
2. Sổ theo dõi đơn
Phải thể hiện đầy đủ được số lượng đơn, số vụ việc được tiếp nhận, xem xét, giải quyết. Theo dõi chi tiết từng đơn, nội dung đơn khiếu nại hay tố cáo từ khi tiếp nhận đến khi giải quyết xong, đảm bảo dễ theo dõi và tra cứu. Toàn bộ đơn khiếu nại, tố cáo tiếp nhận được phải phân loại, ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung vào Sổ theo dõi đơn. (phụ lục 2 kèm theo)