Điều 13. Hồ sơ thẩm định, phê duyệt các khoản viện trợ phi chính phủ nước ngoài thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ tịch UBND thành phố :
Các đơn vị nộp 05 bộ hồ sơ về Sở Ngoại vụ, cơ quan chủ trì thẩm định các chương trình, dự án viện trợ phi chính phủ nước ngoài thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ tịch UBND thành phố :
1. Đối với viện trợ theo chương trình, dự án, hồ sơ gồm có:
a- Tờ trình đề nghị thẩm định của chủ dự án ;
b- Văn bản đề nghị thẩm định và phê duyệt chương trình, dự án của Thủ trưởng Cơ quan chủ quản (nếu có) ;
c- Văn kiện chương trình, dự án gốc bằng ngôn ngữ được bên tài trợ sử dụng và bản dịch tiếng Việt đã được thống nhất giữa Chủ dự án và Bên tài trợ ;
d- Văn bản thông báo cam kết tài trợ hoặc cam kết xem xét tài trợ cho chương trình, dự án của bên tài trợ ;
e- Dự toán và xác định vốn đối ứng bằng nguồn kinh phí trong nước để thực hiện dự án (nếu có) ;
f- Bản Ghi nhớ (Memorandum of Understanding) hoặc thỏa thuận (Agreement) viện trợ phi chính phủ được ký kết giữa đại diện Bên Việt Nam và đại diện Bên tài trợ ;
g- Bản sao Giấy phép được Ủy ban công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài cấp cho các tổ chức phi chính phủ (theo Quyết định số 340/TTg, ngày 24/05/1996 của Thủ tướng Chính phủ). Trong trường hợp chưa có Giấy phép, cơ quan chủ quản phải có văn bản giải trình rõ về việc này.
2. Đối với khoản viện trợ phi dự án (viện trợ không thuộc chương trình, dự án, dưới dạng hiện vật, tiền mặt hoặc chuyên gia cho các mục đích nhân đạo từ thiện):
2.1- Viện trợ dưới dạng hiện vật, hồ sơ gồm có :
a- Tờ trình đề nghị cho phép tiếp nhận viện trợ của đơn vị tiếp nhận viện trợ ;
b- Ý kiến của cơ quan chủ quản (nếu có) ;
c- Văn bản của tổ chức tài trợ thông báo cam kết tài trợ, kèm theo danh mục hiện vật (hàng hóa, vật tư, thiết bị, phương tiện vận chuyển...) và giá trị ước tính của lô hàng viện trợ. Các hiện vật viện trợ phải được thỏa thuận trước về chất lượng, số lượng, chủng loại, giá trị và đối tượng thụ hưởng ;
d- Trường hợp viện trợ được gửi chung cho nhiều đơn vị, phải có kế hoạch phân phối cho từng đơn vị về số lượng và giá trị viện trợ ;
e- Văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước Bên tài trợ về chất lượng của hàng hóa (phải còn chất lượng từ 80% trở lên) nếu là hàng hóa đã qua sử dụng ;
f- Dự toán và xác định vốn đối ứng bằng nguồn kinh phí trong nước để thực hiện việc tiếp nhận khoản viện trợ được cam kết trên tới đối tượng thụ hưởng (nếu có).
2.2- Viện trợ dưới dạng tiền mặt, hồ sơ gồm có :
a- Công văn đề nghị cho phép tiếp nhận tiền viện trợ của đơn vị tiếp nhận ;
b- Ý kiến của Cơ quan chủ quản (nếu có) ;
c- Văn bản của tổ chức tài trợ thông báo cam kết cung cấp tài chính (tiền), kèm theo các hạng mục cần thực hiện bằng nguồn tài chính đó ;
d- Trường hợp viện trợ được gửi chung cho nhiều đơn vị, phải có kế hoạch cho từng đơn vị về giá trị viện trợ.
2.3. Viện trợ dưới hình thức chuyên gia (kể cả chuyên gia tình nguyện) để thực hiện các mục đích nhân đạo, từ thiện, hồ sơ gồm có :
a- Công văn đề nghị cho phép tiếp nhận chuyên gia của đơn vị tiếp nhận, trong đó nêu rõ về trình độ chuyên môn của chuyên gia, thời hạn làm việc của chuyên gia tại Việt Nam, các điều kiện ăn, ở, đi lại, địa điểm làm việc của chuyên gia và các công việc do chuyên gia thực hiện như đã thỏa thuận giữa hai bên ;
b- Ý kiến của cơ quan chủ quản (nếu có) ;
c- Văn bản thông báo của tổ chức phi chính phủ v/v cử chuyên gia sang làm việc ;
d- Tiểu sử của chuyên gia được cử.