Điều 22. Quy trình cấp kinh phí hỗ trợ
1. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày quyết định hỗ trợ của Sở Khoa học và Công nghệ có hiệu lực, Quỹ ký hợp đồng hỗ trợ với nghiên cứu sinh. Hợp đồng hỗ trợ gồm nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thông tin các bên tham gia hợp đồng (nghiên cứu sinh, cơ sở đào tạo, Quỹ); căn cứ ký kết; thời gian hiệu lực hợp đồng;
b) Nội dung nghiên cứu, thời gian đào tạo, người hướng dẫn, cơ sở đào tạo;
c) Nội dung, định mức hỗ trợ, nguyên tắc và phương thức cấp kinh phí;
d) Tiến độ thực hiện, chế độ báo cáo, yêu cầu đầu ra, nghĩa vụ về liêm chính khoa học;
đ) Điều kiện tạm dừng, kết thúc hoặc chấm dứt hỗ trợ; trường hợp, mức độ, phương thức bồi hoàn;
e) Trách nhiệm của các bên; trách nhiệm phối hợp của cơ sở đào tạo theo quy định tại Điều 37 Quyết định này; điều khoản thanh lý, giải quyết tranh chấp và điều khoản thi hành.
2. Cấp kinh phí hỗ trợ định kỳ:
a) Kinh phí hỗ trợ lần đầu được cấp cho nghiên cứu sinh trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng;
b) Kinh phí hỗ trợ các đợt tiếp theo được cấp định kỳ trên cơ sở danh sách nghiên cứu sinh đủ điều kiện tiếp tục nhận hỗ trợ. Việc xem xét điều kiện tiếp tục nhận hỗ trợ được thực hiện định kỳ 06 tháng một lần hoặc khi có phát sinh đột xuất.
3. Hồ sơ đề nghị tiếp tục cấp kinh phí hỗ trợ
a) Định kỳ 06 tháng một lần, nghiên cứu sinh gửi Quỹ báo cáo tiến độ học tập có xác nhận của người hướng dẫn, cơ sở đào tạo về việc nghiên cứu sinh tiếp tục đáp ứng điều kiện hỗ trợ (theo Mẫu số 05 tại Phụ lục II kèm theo Quyết định này);
b) Báo cáo tiến độ gồm các nội dung chính sau: kết quả học tập, nghiên cứu của nghiên cứu sinh so với kế hoạch học tập, nghiên cứu; báo cáo tại hội nghị, hội thảo khoa học (nếu có); công bố khoa học (nếu có); tình hình thử nghiệm kết quả nghiên cứu, ứng dụng hoặc chuyển giao ban đầu (nếu có); đăng ký sở hữu trí tuệ (nếu có); điều chỉnh nội dung nghiên cứu, thay đổi người hướng dẫn có xác nhận của cơ sở đào tạo (nếu có); các nguồn hỗ trợ theo quy định tại văn bản quy phạm pháp luật khác (nếu có); khó khăn, vướng mắc, rủi ro phát sinh (nếu có); đề xuất, kiến nghị.
4. Hồ sơ đề nghị hỗ trợ kinh phí tham gia hội nghị, hội thảo khoa học, hỗ trợ công bố quốc tế bao gồm đơn đề nghị hỗ trợ (theo Mẫu số 03 tại Phụ lục II kèm theo Quyết định này) và các tài liệu sau:
a) Đối với hồ sơ đề nghị hỗ trợ tham dự hội nghị, hội thảo khoa học: thư mời tham dự hội nghị, hội thảo có chủ đề liên quan đến nội dung nghiên cứu; bài đăng kỷ yếu hội nghị, hội thảo của nghiên cứu sinh đáp ứng quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị quyết số 57/2026/NQ-HĐND; các tài liệu liên quan khác (nếu có);
b) Đối với hồ sơ đề nghị hỗ trợ công bố quốc tế: công trình công bố (bài báo khoa học) của nghiên cứu sinh đáp ứng quy định tại khoản 3 Điều 12 Nghị quyết số 57/2026/NQ-HĐND; các tài liệu liên quan khác (nếu có).
5. Trường hợp cần thiết, Quỹ thành lập hội đồng tư vấn hoặc xin ý kiến chuyên gia tư vấn, tổ chức tư vấn độc lập để đánh giá sự phù hợp của hồ sơ đề nghị tiếp tục cấp kinh phí hỗ trợ định kỳ, hồ sơ đề nghị hỗ trợ kinh phí tham gia hội nghị, hội thảo khoa học, hỗ trợ công bố quốc tế với nội dung nghiên cứu của nghiên cứu sinh, danh mục hội nghị, hội thảo khoa học, tạp chí khoa học theo quy định tại khoản 3 Điều 11 và khoản 2, khoản 3 Điều 12 Nghị quyết số 57/2026/NQ-HĐND.
6. Hồ sơ được nộp qua Hệ thống tiếp nhận hồ sơ trực tuyến hoặc nộp trực tiếp, thông qua dịch vụ bưu chính. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Quỹ xem xét cấp kinh phí hoặc thông báo lý do chưa cấp kinh phí hỗ trợ cho nghiên cứu sinh; đồng thời báo cáo tình hình cấp kinh phí hỗ trợ nghiên cứu sinh về Sở Khoa học và Công nghệ.