Điều 6. Trách nhiệm quản lý
1. Sở Ngoại vụ Hà Nội
a) Là cơ quan đầu mối giúp Chủ tịch UBND Thành phố thống nhất quản lý đối với hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố;
b) Tham mưu cho Chủ tịch UBND Thành phố quyết định việc cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với các trường hợp thuộc Khoản 1, Điều 3 và quyết định việc cấp phép đối với các trường hợp thuộc Khoản 2, Điều 3 của Quy chế này;
c) Trực tiếp nhận hồ sơ, thẩm định nội dung và lấy ý kiến của các cơ quan chuyên môn liên quan đến nội dung tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Đồng thời, có trách nhiệm cập nhật, trao đổi thông tin với các Sở, ban ngành chuyên môn về việc cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế để kịp thời theo dõi, phối hợp quản lý có hiệu quả;
d) Chủ động cung cấp thông tin về thời gian, địa điểm, chương trình, thành phần tham gia các hội thảo, hội nghị quốc tế (gồm họ tên, số hộ chiếu, chức danh của thành viên tham dự) với Công an Thành phố để thực hiện công tác hướng dẫn Luật xuất nhập cảnh và công tác bảo vệ;
đ) Thực hiện việc thanh tra, kiểm tra các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và có biện pháp xử lý kịp thời, lập biên bản, đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
e) Phối hợp kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế;
g) Cử cán bộ tham dự một số hội nghị, hội thảo khi cần thiết;
h) Trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo phát sinh tính chất phức tạp, nhạy cảm, Sở Ngoại vụ tham mưu UBND Thành phố báo cáo, tham khảo ý kiến Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan trước khi quyết định. Chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành có liên quan xây dựng phương án xử lý các tình huống phức tạp, nhạy cảm phát sinh trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo;
i) Định kỳ trước ngày 31 tháng 12 hàng năm tổng hợp, báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của thành phố Hà Nội theo quy định tại Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ.
2. Công an Thành phố Hà Nội
a) Phối hợp với Sở Ngoại vụ trong công tác tham mưu UBND Thành phố về những vấn đề có liên quan đến an ninh chính trị, trật tự - an toàn xã hội trong hội nghị, hội thảo quốc tế;
b) Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan trong việc kiểm tra thực hiện, có biện pháp xử lý kịp thời đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
c) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trước, trong và sau khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; đồng thời phối hợp với ban tổ chức đảm bảo an ninh, an toàn cho hội nghị, hội thảo quốc tế;
d) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông quản lý việc tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo; kiểm tra nội dung các ấn phẩm sử dụng tại hội nghị, hội thảo quốc tế.
3. Sở Văn hóa và Thể thao Hà Nội
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với hoạt động treo băng rôn quảng cáo sau khi các cơ quan, tổ chức tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế được cơ quan có thẩm quyền đồng ý cấp phép.
4. Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội
a) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về thông tin, tuyên truyền và phát hành ấn phẩm sử dụng tại hội nghị, hội thảo quốc tế;
b) Phối hợp với Công an Thành phố, Sở Ngoại vụ kiểm tra việc thực hiện các quy định về thông tin, tuyên truyền và phát hành ấn phẩm sử dụng tại hội nghị, hội thảo quốc tế.
5. Sở Xây dựng Hà Nội
a) Thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với các hoạt động về trang trí cây xanh, chiếu sáng, vệ sinh môi trường tại khu vực tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
b) Quản lý về trật tự xây dựng tại nơi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có các hoạt động xây dựng, lắp đặt công trình phục vụ hội nghị, hội thảo quốc tế).
6. Các cơ quan liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế
a) Có ý kiến về chuyên môn khi nhận được đề nghị từ cơ quan, tổ chức và trả lời bằng văn bản trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Trong trường hợp không nhận được văn bản trả lời thì được xem như đồng ý;
b) Có trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế đã được cho phép tổ chức đối với nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của đơn vị;
c) Báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của đơn vị mình;
d) Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quy chế này, các đơn vị quản lý các lĩnh vực liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo thông báo và phối hợp với Sở Ngoại vụ để xử lý vi phạm theo đúng quy định của pháp luật.