Điều 4. Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, thời gian nộp hồ sơ và thời gian giải quyết hồ sơ
1. Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố và Giám đốc Sở Ngoại vụ quy định tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 3 của Quy chế này:
a) Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Theo mẫu Phụ lục I);
b) Nội dung: những nội dung sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo quốc tế và các tài liệu dự kiến sẽ phát tại hội nghị, hội thảo quốc tế. Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và đóng dấu xác nhận của đơn vị;
c) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) đối với đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là doanh nghiệp;
d) Giấy phép hoạt động của tổ chức nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (nếu có);
đ) Đối với các cơ quan, đơn vị nhà nước trực thuộc các Sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã phải có công văn thống nhất của cơ quan chủ quản;
e) Đối với các quỹ, hội đoàn thể thuộc Thành phố phải có công văn thống nhất của Sở, ngành theo lĩnh vực chuyên ngành hoặc UBND quận, huyện, thị xã theo phân cấp quản lý;
g) Đối với hội thảo về tư vấn du học nước ngoài, ngoài các giấy tờ quy định tại các điểm a,b,c kể trên, cần có: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học tự túc; văn bản ký kết về hợp tác du học, đào tạo giữa đơn vị tổ chức (tư vấn) với phía đối tác nước ngoài; thư từ giao dịch chứng nhận đại diện phía nước ngoài tham dự hội thảo;
h) Đối với hội nghị hội thảo về giới thiệu thuốc cần có Giấy tiếp nhận hồ sơ hội thảo giới thiệu thuốc của Sở Y tế Hà Nội;
i) Riêng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế về hoạt động bán hàng đa cấp tổ chức ngoài các địa điểm là trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp và có các nội dung quy định tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định 42/2014/NĐ-CP phải có văn bản xác nhận tiếp nhận thông báo tổ chức hội nghị, hội thảo, đào tạo về bán hàng đa cấp của Sở Công thương Hà Nội;
Các giấy tờ nộp là bản sao đã được chứng thực bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bản sao (khi nộp mang theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu).
2. Thời gian nộp hồ sơ: ít nhất 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
3. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
4. Nơi nộp hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính Sở Ngoại vụ Hà Nội, số 10 Lê Lai, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
5. Thời hạn giải quyết hồ sơ:
a) Đối với trường hợp do Chủ tịch UBND Thành phố cho phép: 07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần phải lấy ý kiến của các cơ quan chuyên môn là 12 ngày
b) Đối với trường hợp do Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép: 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần phải lấy ý kiến của các cơ quan chuyên môn là 10 ngày.