Điều 5. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
1. Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và các tổ chức nước ngoài xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Hà Nội nộp hồ sơ theo quy định tại Điều 4 của Quy chế này tại Sở Ngoại vụ Hà Nội. Thời hạn nộp hồ sơ ít nhất 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
2. Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và giải quyết hoặc tham mưu UBND Thành phố giải quyết như sau:
a) Đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố quy định tại Khoản 1, Điều 3 của Quy chế này: Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và làm thủ tục trình Chủ tịch UBND Thành phố quyết định việc cho phép;
b) Đối với các trường hợp Chủ tịch UBND Thành phố ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Quy chế này: Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và làm thủ tục cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
c) Đối với trường hợp hội nghị, hội thảo cần lấy ý kiến của các cơ quan chuyên môn quyết định, Sở Ngoại vụ làm thủ tục lấy ý kiến trước khi trình Chủ tịch UBND Thành phố cho phép hoặc trước khi cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
d) Đối với trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong vòng 02 ngày, Sở Ngoại vụ trả lại và có văn bản trả lời hướng dẫn bổ sung đầy đủ, đúng theo quy định;
3. Quy định đối với trường hợp các cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có đề nghị thay đổi nội dung kế hoạch tổ chức:
a) Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND Thành phố cho phép, có sự thay đổi phải có giải trình bằng văn bản gửi Sở Ngoại vụ ít nhất 05 ngày trước ngày tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế để Sở Ngoại vụ trình UBND Thành phố quyết định và trả lời đồng ý hoặc không đồng ý đối với các nội dung thay đổi sau 03 ngày kể từ khi nhận được văn bản giải trình;
b) Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Ngoại vụ, có sự thay đổi phải giải trình bằng văn bản gửi Sở Ngoại vụ ít nhất 03 ngày trước ngày tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm trả lời đồng ý hoặc không đồng ý đối với các nội dung thay đổi sau 02 ngày kể từ khi nhận được văn bản giải trình.