Điều 8. Gửi tài liệu mật
1. Vào sổ: tài liệu mật trước khi gửi đi phải vào sổ "tài liệu mật đi". Phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số thứ tự, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên ghi rõ họ tên) (phụ lục 1).
2. Lập phiếu gửi: tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu từng loại tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, khẩn của tài liệu vào góc phải phía trên của tờ phiếu.
3. Làm bì: tài liệu mật gửi đi không được gửi chung trong một phong bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải là loại giấy dai, khó bóc, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Gấp bì theo mối chéo, hồ dán phải dính, khó bóc.
4. Dấu ký hiệu chỉ mức độ tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật đóng ngoài bì.
Không được viết chữ hoặc đóng dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật ở ngoài bì. Tài liệu tuyệt mật, tối mật gửi bằng hai phong bì.
a) Bì trong: Do đơn vị soạn thảo văn bản làm, dán kín và ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu "Tuyệt mật", nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì".
b) Bì ngoài: Do Phòng Hành chính làm ghi như tài liệu thường và đóng dấu mật như sau:
- Tài liệu có độ “Mật’’ đóng dấu chữ "C" (con dấu chữ C in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).
- Tài liệu có độ "Tối mật" đóng dấu chữ "B" (con dấu chữ B in hoa, nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).
- Tài liệu có độ “Tuyệt mật” đóng dấu ký hiệu chữ “A”( con dấu chữ A in hoa, nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).