Điều 6. Cập nhật hộp thư điện tử
Việc cập nhật hộp thư điện tử được áp dụng cho các trường hợp có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự của các cơ quan nhà nước. Cụ thể:
+ Đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên chức mới được tuyển dụng, hợp đồng làm việc: Các cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin về cán bộ mới cho Sở Thông tin và Truyền thông. Khi được sự đồng ý của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, sẽ đăng ký tạo lập hộp thư mới cho cán bộ, công chức, viên chức đó tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh.
+ Đối với trường hợp cán bộ, công chức thay đổi vị trí công tác: Căn cứ vào Quyết định thuyên chuyển công tác trong tỉnh để cập nhật, chỉnh sửa thông tin thay đổi vào danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất.
+ Đối với trường hợp cán bộ, công chức chuyển công tác đến địa phương khác, nghỉ hưu hoặc mất,...: Căn cứ vào Quyết định thuyên chuyển hoặc Quyết định nghỉ hưu để cập nhật thông tin vào danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh và loại bỏ hộp thư của cán bộ, công chức, viên chức đó ra khỏi hệ thống thư điện tử của tỉnh.
+ Đối với trường hợp đơn vị thay đổi về cơ cấu tổ chức như sáp nhập, giải thể, chia tách đơn vị hay thành lập mới: Căn cứ vào Quyết định thay đổi cơ cấu tổ chức để cập nhật thông tin vào Danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh.